Çevik Öğrenen Organizasyonlar ve Koçluk

Dünyanın artan bir hızla ve genellikle dramatik sonuçlarla değiştiğine hiç şüphe yok. Peki, yıllar boyunca tüm krizlere, farklı koşullara, olumlu veya olumsuz pek çok değişime ve dönüşüme ayak uydurarak ayakta kalan ve başarıyı elde eden organizasyonlar ile bir dönem için var olan ancak değişen zamanla birlikte ortadan kaybolan organizasyonlar arasındaki fark nedir? Sadece iki kelime: Öğrenme çevikliği. Çevik öğrenen organizasyonlar her zaman daha başarılı olmuştur.

Değişken, belirsiz, karmaşık ve hızlı bir dünyada yaşıyoruz. Bunun her gün teknolojideki ilerlemelerle, siyasetteki olaylarla, kitlesel göç ve toplumsal huzursuzluklarla ve değişen ekonomik ve ticari piyasalarda kendini gösterdiğini görebiliriz. Kuruluşlar için bu, operasyonel ortamlarındaki değişikliklere karşı daha tetikte olmak, daha çevik olmak, pazara ve müşteriye daha duyarlı olmak ve her zamankinden daha fazla “öğrenme” odaklı olmak anlamına gelir.

Sonuçta, bir kuruluş yeni bir şey öğrenmeden nasıl gelişebilir? Bir sorunu çözmek, bir ürünü tanıtmak ve bir süreci yeniden tasarlamak, dünyayı yeni bir ışık altında görmeyi ve buna göre hareket etmeyi gerektirir. Öğrenmenin yokluğunda, şirketler -ve bireyler- sadece eski uygulamaları tekrar ederler. Değişim kozmetik olarak kalır ve iyileştirmeler ya tesadüfi ya da kısa ömürlüdür.

Kuruluşlar yalnızca müşteri elde etmeye ve kârlılığa odaklanmaya devam ettiğinde, daha çevik öğrenen organizasyonlar tarafından geride bırakılmaları tesadüf olmayacaktır. Stratejik olarak hareket eden kuruluşlar, geçmiş başarılardan ve başarısızlıklardan ders çıkaran, bunlardan gurur duyan kuruluşlardır. Elbette, tarihin bize defalarca öğrettiği gibi, geçmiş başarılar veya başarısızlıklar asla gelecekteki performansın iyi göstergeleri değildir. Ancak, bunlardan öğrenerek atılacak adımlar, geleceği çok daha sağlam temeller üzerine inşa etmede çok önemlidir. Sabit bir anlayışa sahip olan, yalnızca karlılığa odaklanıp, büyük resmi görmeyen kuruluşlar, yakında gelecekteki ekonominin ve tüketiciler gibi çeşitli aktörlerin değişen istek ve ihtiyaçlarıyla ilgisiz hale geleceğinden, başarısızlık kaçınılmaz olabilecektir. Bu nedenle öğrenen organizasyon olmak, günümüzün en önemli değerlerinden biridir.

Çevik öğrenen organizasyon nedir?

Öğrenme ile ilgili olarak çoğu araştırmacılar, örgütsel öğrenmeyi zaman içinde ortaya çıkan ve onu bilgi edinme ve gelişmiş performansla ilişkilendiren bir süreç olarak görürler. Ancak diğer önemli konularda farklılık gösterirler. Örneğin bazıları, öğrenme için davranış değişikliğinin gerekli olduğuna inanır; diğerleri yeni düşünme biçimlerinin yeterli olduğu konusunda ısrar eder. Bazıları, öğrenmenin gerçekleştiği mekanizma olarak bilgi işlemeden bahseder; diğerleri paylaşılan içgörüler, organizasyonel rutinler, hatta hafıza önerir. Bazıları örgütsel öğrenmenin yaygın olduğunu düşünürken, diğerleri kusurlu, kendi kendine hizmet eden yorumların norm olduğuna inanır. Bakış açıları farklılaşsa da, ortada bir gerçek vardır ve bu hemen her kesim tarafından kabul görmüştür: Öğrenen organizasyon, bilgiyi yaratma, edinme ve aktarmada ve davranışlarını yeni bilgi ve anlayışları yansıtacak şekilde değiştirmede yetenekli bir organizasyondur.

“Beşinci Disiplin” kitabında “öğrenen organizasyonlar” terimini popülerleştiren MIT Sloan Yönetim Okulu ve New England Karmaşık Sistemler Enstitüsü’nde öğretim üyesi ve Örgütsel Öğrenme Derneği’nin kurucusu olan Amerikalı bir sistem bilimci olan Peter Senge, bu kavramı “İnsanların gerçekten arzu ettikleri sonuçları yaratmak için kapasitelerini sürekli olarak genişlettikleri, yeni ve geniş düşünce kalıplarının beslendiği, kolektif özlemin serbest bırakıldığı, ve insanların sürekli birlikte nasıl öğreneceklerini öğrendikleri bir yer” olarak tanımlamıştır. Bu amaçlara ulaşmak için Senge, beş bileşenin kullanılmasını önermiştir. Bunlar sistem düşüncesi, kişisel ustalık, zihinsel modeller, paylaşılan vizyon ve takım halinde öğrenmedir.

Daha yakın zamanlarda, Harvard Business School’dan İşletme profesörü David Garvin, bu kavramı “öğrenen bir organizasyon, bilgi yaratma, edinme ve transfer etme ve davranışlarını yeni bilgi ve anlayışları yansıtacak şekilde değiştirme becerisine sahip bir organizasyondur” biçiminde ele almıştır.

Öğrenen organizasyon olmanın avantajları

Örgütsel öğrenme, kuruluşların değişime yanıt olarak veya değişim beklentisiyle uyum sağlamasını ve dönüşmesini sağlar. Bireysel öğrenmenin ötesinde dönüştürücü olan ve örgütsel öğrenmeyle sonuçlanan sistemik düşünme ve uygulama biçimidir. Bireyler öğrendikçe, diğerlerinin sezdiği, yorumladığı, bütünleştirdiği ve örgütsel düzeyde kurumsallaştırdığı yeni davranışları harekete geçirirler. Yeni bilgi edinilir veya oluşturulur, bireysel öğrenmelere dayalı olarak organizasyon üyeleri arasında dağıtılır ve bütünleştirilir. Kolektif öğrenme, organizasyonda yerleşik hale gelen paylaşılan davranışlar, ritüeller, sistemler ve prosedürler yoluyla bireysel öğrenmelerin yaygınlaşmasıyla elde edilir. Örgütsel öğrenme, organizasyonda keşfedici bir yeniliğin bir sonucu olarak da gerçekleşebilir. Ne olursa olsun amaç öğrenmek, ders çıkarmak, bilgiyi kullanmaktadır. Kasıtlı olarak gelişimsel organizasyonlar, sistem düzeyinde sürekli öğrenmeyi teşvik eder.

Geleneksel hiyerarşik organizasyonlarda, yönetim genellikle strateji çalışmasını yürütür ve düşünme ve hareket etme sorumluluğunu üstlenir.  İnsanlar sadece kendilerine verilen işi yapması gereken bir kaynak olarak görülür. Halbuki öğrenen organizasyonlarda, insanlar ihtiyaçları belirler, böylece strateji, insanların ve ekiplerin birikmiş aktivitelerinden ortaya çıkar.  Strateji, organizasyonun geleceğinin genel vizyonu içinde ortaya çıkar, bu nedenle yenilik ve iyileştirmeler organizasyonun bütününe katkıda bulunur. Farklı parçalar bağımsız olarak sürekli adapte olur ve değişirken aynı zamanda misyona katkıda bulunur. Bireylerin sürekli öğrendiği, yeniden öğrendiği ve birlikte öğrendiklerini unuttuğu çevik bir davranışa sahiptir. Bütün bunlar, sürekli dönüşüm ve gelişme, paylaşılan bilgi, şeffaflığı beraberinde getirir.

Öğrenen bir organizasyonun bazı önemli faydaları şunlardır:

• Rekabetçi kalmak için yenilikler yapma ve ayak uydurma yeteneği kazanmak ve korumak,
• Dış baskılara yanıt vermek için daha iyi yerleştirilmiş bir örgüt kültürüne sahip olmak,
• Sahip olunan kaynakları, fırsatları müşteri istek ve ihtiyaçlarına daha iyi uyarlayabilecek bilgiye sahip olmak,
• Tüm seviyelerde çıktıların kalitesinin iyileştirilmesi,
• Organizasyon içinde değişimin hızını ve kabulünü artırmak,
• Çalışanların bilgi, beceri ve deneyimlerini arttırarak süreçleri ve sonuçları iyileştirmek
• Rekabete hızlı yanıt verebilmek,
• Müşteri ilişkilerini iyileştirmek

Bir öğrenme kültürünü benimsemiş olan bir kuruluş olarak daha fazla insan odaklı olmak, bir kuruluş için en önemli kazanımlardan biridir. Çünkü bu yaklaşım işletmenin tüm süreçlerindeki verimliliğe ve paydaşlarıyla ilişkilerine olumlu bir şekilde yansıyacaktır. İnsan gelişimine yatırım yapmaya ve geliştirmeye odaklanan bir şirket her zaman kazanır ve piyasada oldukça tanınır. Çalışanlarına yatırım yapan bir şirket büyüyecek ve gelecekteki ihtiyaçları daha iyi algılayıp yanıtlayabilecektir.

Öğrenen organizasyonların yapı taşları

Öğrenen organizasyonlar beş ana aktivitede yeteneklidir: Sistematik problem çözme, yeni yaklaşımları deneme, kendi deneyimlerinden ve geçmişte yaşananlardan öğrenme, başkalarının deneyimlerinden ve en iyi uygulamalarından öğrenme ve organizasyon içinde bilgiyi hızlı ve verimli bir şekilde aktarma. Her birine kendine özgü bir anlayış, yaklaşım, araç kiti ve davranış modeli eşlik eder. Birçok şirket bu faaliyetleri bir dereceye kadar uygular. Ancak çok azı sürekli olarak başarılıdır çünkü büyük ölçüde tesadüflere ve istisna örneklere güvenirler. Şirketler, bu faaliyetleri destekleyen ve bunları günlük operasyonların dokusuna entegre eden sistemler ve süreçler oluşturarak öğrenmelerini daha etkin bir şekilde yönetebilirler.

Sistematik problem çözme

Bu ilk faaliyet, ağırlıklı olarak kalite hareketinin felsefesine ve yöntemlerine dayanır. Sorunları teşhis etmek için varsayımdan ziyade Deming’in PUKÖ Döngüsü “Planla, Yap, Kontrol Et, Önlem Al” dediği veya “hipotez üreten, hipotez testi” teknikleri olarak adlandırılan teknikler gibi bilimsel yönteme güvenmeyi içerir. Karar vermenin arka planı olarak varsayımlardan ziyade veriler üzerinde ısrar etmeyi (kalite uygulayıcılarının “gerçeklere dayalı yönetim” dediği şey), verileri düzenlemek ve çıkarımlar yapmak için basit istatistiksel araçları (histogramlar, Pareto çizelgeleri, korelasyonlar, neden-sonuç diyagramları) kullanma gibi kanıta dayalı yaklaşımı içerir. Çoğu öğrenen organizasyon, alıştırmalar ve pratik örnekler kullanarak öncelikle problem çözme tekniklerine odaklanır.

Bu araçlar nispeten basittir ve kolayca iletilebilir; ancak gerekli olan anlayışı kurmak daha zordur. Doğruluk ve kesinlik, öğrenme için çok önemlidir. Bu nedenle çalışanlar, düşüncelerinde daha disiplinli ve ayrıntılara daha dikkatli davranmalıdır. Gerçek öğrenmenin gerçekleşmesi için “yeterince yakın” olmanın yeterince iyi olmadığını kabul ederek, sürekli olarak “Bunun doğru olduğunu nereden biliyoruz?” diye sormalıdırlar. Altta yatan nedenleri değerlendirmek için bariz semptomların ötesine geçmeleri ve genellikle bilginin yetersiz durumlarda kanıt toplamaları gerekir. Aksi takdirde, organizasyon “içgüdüsel gerçeklerin” ve özensiz muhakemelerin tutsağı olarak kalacaktır.

Yeni yaklaşımları deneme

Bu aktivite, yeni bilginin sistematik olarak aranmasını ve test edilmesini içerir. Bilimsel yöntemi kullanmak esastır ve sistematik problem çözme ile bariz paralellikler vardır. Ancak problem çözmenin aksine, yeni yaklaşımları deneme, genellikle mevcut zorluklarla değil, fırsatlar ve genişleyen ufuklar tarafından motive edilir.

Geçmiş deneyimlerden öğrenmek

Ne yazık ki, bugün çok fazla yönetici geçmişe kayıtsız, hatta düşmanca davranır ve bunun üzerine düşünmeyerek değerli bilgilerin kaçmasına izin verirler. Ancak şirketler, başarılarını ve başarısızlıklarını gözden geçirmeli, sistematik olarak değerlendirmeli ve dersleri çalışanların açık ve erişilebilir bulduğu bir biçimde kaydetmelidir. 150’den fazla yeni ürün üzerinde yapılan bir araştırma, “başarısızlıklardan elde edilen bilginin genellikle sonraki başarıları elde etmede aracı olduğu sonucuna varmıştır. En basit ifadeyle, başarısızlık nihai öğretmendir.

Başkalarından öğrenmek

Tabii ki, öğrenmenin tamamı kendi kendini analizden oluşmaz. Bazen en güçlü içgörüler, yeni bir bakış açısı kazanmak için kişinin yakın çevresinin dışına bakmaktan gelir. Aydınlanmış yöneticiler, tamamen farklı iş alanlarındaki şirketlerin bile verimli fikir kaynakları ve yaratıcı düşünme için katalizörler olabileceğini bilirler. Kıyaslama, en iyi endüstri uygulamalarının ortaya çıkarılmasını, analiz edilmesini, benimsenmesini ve uygulanmasını sağlayan devam eden bir araştırma ve öğrenme deneyimidir. Dışarıdan bir bakış açısı kazanmanın bir yoludur. En büyük faydalar, uygulamalardan, sonuçlardan ziyade işin yapılma biçiminden ve sürece bölüm yöneticilerini dahil etmekten gelir.

Bilgi aktarımı

Öğrenmenin yerel bir meseleden daha fazlası olması için, bilginin organizasyon içinde hızlı ve verimli bir şekilde yayılması gerekir. Fikirler, birkaç elde tutulmak yerine geniş bir şekilde paylaşıldıklarında maksimum etki yaratır. Yazılı, sözlü ve görsel raporlar, saha ziyaretleri ve turlar, personel rotasyon programları, eğitim ve öğretim programları ve standardizasyon programları dahil olmak üzere çeşitli mekanizmalar bu süreci teşvik eder. Her birinin kendine özgü güçlü ve zayıf yönleri vardır.

Etkili bir örgütsel öğrenme kültürü yaratmanın birincil odak noktası öğrenmeye, gelişmeye adanmış, açık, şeffaf ve esnek bir örgüt yapısı tesis etmektir. Şu hususlar önemlidir:

• Kuruluş genelinde güven, saygı, dürüstlük ve takdire dayalı yeni ilişkiler kurmak,
• Anlaşmazlığa ve yapıcı eleştiriye izin veren destekleyici iletişim ve etkileşimler oluşturmak,
• İşbirlikçi ve karşılıklı olarak desteklenen, ancak kişisel olarak sahiplenilen net hedefler oluşturmak,
• Kişisel gelişim için geri bildirimde bulunmak ve her düzeyde yeni fikirleri bir araya getirmek için öğrenilenleri paylaşmak.

Destekleyici bazı diğer hususlar:

• Vizyon odaklılık: Vizyon olmadan organizasyonlar yok olur. Her organizasyonun kendine haiz vizyonu olmalıdır ve bu vizyon çerçevesinde hareket etmelidir.
• Kararsızlığı ortadan kaldırmak: Kararsızlık genellikle, belirsizliklerden kaynaklanan endişe, korku ve gelecekle ilgili beklentiler ve kontrolsüzlük duygusudur. Kuruluşlar için önceliklerin ne olduğu konusunda net bir anlayışa sahip olmak, kararsızlık durumunu bir çözüm noktasına taşımaya yardımcı olacaktır.
• Karmaşıklıkla mücadele: Dünyamız ve sosyal-ekonomik-politik ortam giderek daha karmaşık bir hale geliyor. Karmaşıklığı çözmek için liderlerin, en mantıklı kararı vermek için gözlemlenebilir verileri ve verilerle ilişkili çıkarımı bağlamsallaştırması gerekir. Karmaşık bir ortamda bilgi hiçbir zaman tam ve yeterli değildir ve genellikle bir karar alma sürecini sahiplenmek için liderin deneyimi ve yargısı gerekir.
• Değişim ve dönüşümlere ayak uydurmak: Günümüz yaşamı ve iş ortamı hızlı değişim ve dönüşümlere gebedir. Bunları takip etmeyen, etse de harekete geçemeyen, ayak uyduramayan, hatta öncü olup, bunu bir fırsat olarak değerlendirip, avantaja dönüştüremeyen kuruluşların rekabetçi bir ortamda başarılı olması veya başarıyı sürdürülebilir hale getirmesi olanaksızdır. Bu konuda çevik olmak, kuruluşların ve liderlerin ekonominin ve ilgili paydaşların değişen taleplerine daha duyarlı ve uyumlu olmalarını sağlayacaktır.

Öğrenen organizasyonların tesisinde koçluk uygulamalarının önemi

Son yaşanan Covid-19 pandemisi krizi, işletmelerin ne kadar çevik olması gerektiğini bir açık bir biçimde ortaya koymuştur. Bir kriz anında neyin işe yarayıp neyin yaramadığını denetlemeye ve uyarlamaya yakından dikkat ederek, gerçekten çevik öğrenen organizasyonlar öğrnenen bir kuruluş olmaya odaklandıkça bu tür durumlardan daha da fazla dayanıklılıkla çıkacağı açıktır. Öğrenen bir organizasyon, değişimi, karmaşıklığı ve belirsizliği öngörmek, tepki vermek ve bunlara yanıt vermek için yerleşik bir felsefeye sahip bir organizasyondur. Öğrenen organizasyon, değişen bir ortama uyum sağlamak için bilgiyi aktif olarak elde eden, değerlendiren, analiz eden, aktaran ve harekete geçen bir organizasyondur. Deneyimler sonucunda davranışlarını ve zihniyetlerini değiştirebilen organizasyondur.

Ancak pek tabii, öğrenen organizasyonlar bir gecede kurulmaz. En başarılı örnekler, dikkatle geliştirilmiş tutumların, taahhütlerin ve zaman içinde yavaş ve istikrarlı bir şekilde birikmiş yönetim süreçlerinin ürünleridir. Stratejik planlar hakkında düşünmek, müşteri ihtiyaçlarını incelemek, mevcut çalışma sistemlerini değerlendirmek ve yeni ürünler icat etmek için değerlendirme ve analiz için zaman ayrılmalıdır.

Vizyon oluşturmak ve takip etmek, geçmişten dersler ve öğretiler çıkararak geleceği daha sağlam bir biçimde inşa etmeye ilişkin kararlılık, tüm süreçleri kurumsal sonuçlara ve hedeflere göre bağlamsallaştırılmış, kararlı bir yaklaşımla uyumlu hale getirmek, liderlerin çevik olmasını gerektirir. Bu çeviklik ise koçluk yoluyla geliştirilebilir. Koçluk organizasyonu öğrenen bir organizasyondur. Koçluk, liderlerin ve ekiplerin, sürdürülebilir performans ve değişime ilham vermek için düşündürücü bir süreç aracılığıyla çevik olmalarını sağlar.

Koçluk, başkalarının öğrenmesini, performansını ve gelişimini kolaylaştırma sanatıdır. Koçluk güven, karşılıklı işbirliği ve takdir, düşünce netliği ve daha yüksek düzeyde isteğe bağlı çaba sağlayan bir yaklaşımdır. Kuruluşlar ve yöneticiler, koçluğu bir organizasyon sisteminin ayrılmaz bir parçası olarak görmelidir. Ekip liderliği koçluğu, kuruluşta yer alan ekip üyeleri arasında çevik bir zihniyet ve yaratıcı ve yenilikçi kültürün birlikte yaratılmasında anahtardır. Bu bakımdan koçluk, kuruluşlara anlayışlarını sürekli olarak iyileştirmeleri ve eski düşünce biçimlerinden yeni ve gelişmekte olan çevik yöntemlere kaydırmaları için ilham verir.

Çevik öğrenen organizasyon olmanın ne anlama geldiğini anlamak için sizin ve liderlik ekibinizin eğitim ve bilgiye sahip olduğundan emin olmanızda büyük bir fayda vardır. Çevik bir yaklaşım kullanarak değişimi yönetmek, gelecekteki organizasyonunuz için yeni süreçleri daha iyi tasarlamanıza yardımcı olacaktır.

Çevik öğrenme konusunda uzmanlaşmış destek almak, kuruluşunuzun süreçlerini ve uygulamalarını rasyonelleştirmenize, çevik öğrenen organizasyon olarak doğru adımlar atmanıza ve hataları en aza indirmenize yardımcı olarak, sürekli dönüşüm içerisinde olan ve gelişim gösteren sektörlerde rekabet avantajını elde etmek ve korumak noktasında önemli bir avantaj sağlayacaktır.