Benchmarking Kavramı
İşletmelerin kendilerine dair süreçleri değerlendirme hususunda detaylı ya da detaydan uzak olmak üzere birçok farklı uygulamaları bulunmaktadır. İşletmelerin yönetim yapılarına göre farklılık gösteren bu uygulamaların hemen hepsi, doğru şekilde uygulandığı süre zarfında işletmeler açısından birbirinden farklı faydaları da beraberinde getirebilmektedir. Bu noktada işletmeler açısından önemli olan, kendileri ile yüzleşme ve kendilerine dair eksiklikleri ya da üstünlükler görmeleri açısından faydalıdır. Eksik yönlerin giderilmesi söz konusu olurken, olumlu yönlerin geliştirilmesi sağlanmaktadır.
Bu noktada önemi ortaya çıkan bir uygulama olarak “benchmarking” ya da “karşılaştırma” kavramı işletmeler açısından son derece büyük bir katkı sağlamaktadır. Kavramsal olarak bakıldığında benchmarking, işletmelerin performanslarını arttırmak adına, çoğunlukla, aynı sektör içerisinde yer aldıkları diğer işletmeler ile farklı yönlerden kendilerini kıyaslamalarını ve buna istinaden de bir faaliyet planı ortaya çıkarmalarını sağlayan uygulamadır. Söz konusu faaliyet planı, işletmelerin, kendilerini yeterli olarak gördükleri birçok konuya dair atmaları gereken hangi adımların bulunduğunu net bir şekilde ortaya koymakla birlikte işletmelerin uyarılması adına da bir önlem mekanizması olarak değerlendirilebilir.
Başka bir açıdan değerlendirildiğinde benchmarking, geniş bir perspektifte, işletmelerin üretim, satış, pazarlama ve yönetim gibi önemli konularda kendilerini, kendileri ile aynı sektörden olan ya da farklı sektörlerde yer alan işletmeler karşısından kıyaslamaları ve bu kıyaslama sonucunda ortaya çıkan olumlu ya da olumsuz sonuçların her birine göre süreç içerisinde konumlandırmalarını ifade etmektedir. Konumlandırma, işletmelerin, kendilerini, oldukların daha farklı görmelerinin önüne geçmekte ve bu şekilde de onların, mevcut kapasitelerine göre rekabetin içerisinde bulunmalarına yardımcı olmaktadır.
İster aynı sektörden olsun ister farklı sektörlerden, işletmeler açısından benchmarking süreçlerinde önemli olan nokta, seçilen alanlar ve konular üzerinden işletmelerin nitelikli bir şekilde değerlendirilmesinin sağlanmasıdır. Buna istinaden de işletmeler, çıkan sonuçlara herhangi bir şekilde itiraz etmeden, karşılarındaki tabloyu doğru bir şekilde anlayarak bu tabloya göre gelecek için kendilerine sağlama bir yol haritası belirlemeleridir.
Amerikan Verimlilik ve Kalite Merkezi (American Productivity and Quality Center) tarafından yapılan tanımlamada benchmarking, bir işletmenin kendisini doğru bir şekilde değerlendirmek adına çeşitli işletmeler ile kendisini kıyaslayarak bir çalışma ve üretim planı belirlemesini sağlayan ve süreklilik arz eden uygulama olarak tanımlamıştır.
Yapılan bu tanımlama, diğerlerine benzer olmakla birlikte benchmarking adına farklı bir unsuru daha ortaya koymaktadır. Buna göre benchmarking, ne şekilde yapılırsa yapılsın ve çıktılarına göre nasıl hareket edilirse edilsin, mutlak olarak süreklilik arz etmesi gereken bir uygulama olarak görülmüştür. Bir başka deyişle benchmarking, sadece belirli bir dönemde işletmelerin kendilerini diğerleri ile kıyaslamalarını değil, uzun vadede, sık sık ya da belirli aralıklarla gerçekleştirilmesi gereken bir uygulamanın varlığını ifade etmekte ve işletmelere de uygulamanın sürekliliği hakkında bir tavsiye vermektedir.
İş dünyası için pazarın giderek artan rekabet düzeyi içerisinde ayakta kalabilmek adına uygulanması gereken birçok farklı faaliyet söz konusudur. Bu faaliyetlerin hemen hepsi, rekabetin içerisinde kalmak kadar, çevrenin değişen şartlarına uyumluluk gösterilebilmesi adına da son derece önemlidir. Bu vesile ile de işletmeler, kendilerini çevresel etmenlere karşı hem korumak hem de onların getirilerinin neler olduğunu öğrenmek adına kendilerini test etmek ve denemek durumunda kalmaktadırlar. Bu şekilde de işletmeler açısından belki de en kritik öneme sahip olan noktalardan biri ise işletmelerin kendilerini diğer işletmelere karşı bir değerlendirme süreci içerisine dahil etmeleridir.
Benchmarking Uygulamalarının İşletmeler Açısından Önemi
İşletmelerin her biri için kendi uygulamaları her zaman için başarılı ve nitelikli olarak gözükse de pazardaki rekabetin boyutları genişledikçe ve rekabet eden taraf sayısı arttıkça, işletmeler için kendilerini diğerleri ile kıyaslamaları genel anlamda bir zorunluluk haline dönüşmektedir. Bu şekilde işletmeler, kendilerini diğerlerine karşı nasıl konumlandıracaklarını ve rekabette nasıl ayakta kalacaklarını da görmektedirler.
Bu şekilde değerlendirildiğinde, benchmarking uygulamalarının işletmeler açısından önemini aşağıdaki unsurlar ile değerlendirmek gerekmektedir:
● Bir işletme ile diğer işletmeler arasındaki farklılıkların üstünlük ya da gerilik anlamında detaylı olarak belirlenmesinin mümkün olması,
● Bir ürün, hizmet ya da uygulamanın, kendilerine benzer şekillerde piyasada bulunanlar ile birlikte doğru ve nitelikli bir şekilde kıyaslanmasıyla birlikte bir standardın belirlenmesine yardımcı olması,
● Ulusal ve uluslararası alanda var olan piyasalardaki gelişmelerin ne yönde ilerlediğine dair detaylı olarak bilgi edinilmesine imkân sunması,
● Ulusal ve uluslararası alanda, daha önceki süreçte uygulanan ve özellikle başarısız olmuş olan projelerin ne yönde geliştiğinin ve ne gibi riskler taşıdığının belirlenmesine olanak sağlaması,
● Başlangıç seviyesinde olan işletmeler için kendi alanlarında başarılı olmuş işletmelere dair bilgi edinilerek başarı olabilmek adına sürecin kısaltılması,
● Her ne kadar sürekli olarak dile getirilse de uygulamada aksaklıklar bulunan performansa dair daha nitelikli bilgilerin elde edinilmesini sağlaması,
● Uygulama açısından işletmeler açısından birçok farklı unsur söz konusu olabilecekken, bunlar arasında hangisinin aslında işletme için doğrudan ve nitelikli olarak işe yaradığının ya da yarayabileceğinin belirlenmesine yardımcı olması,
● Daha önce denenen uygulamaların başarısız olanlarının ne şekilde kayıplara sebebiyet verdiğinin net ve kalem kalem tespit edilmesine olanak sağlaması,
● Geleceğe dair, uygulama değişiklikleri sonrasında ne noktaya varılacağına dair güçlü tahminler ortaya koyması.
Her ne kadar işletmeler genellikle kendilerini üretim ve satış, hatta pazarlama konularında yeterli görseler de kurumsal anlamda başarının önemine inanan ve bunun elde edilmesi adına da çok yönlü olarak düşünen işletmeler için benchmarking son derece geniş kapsamlı bir değerlendirmeyi sunmaktadır. Rasyonel ve detaylı olarak gerçekleştirilen bir benchmarking uygulaması, bir işletme için gerçek anlamda bir röntgen görevi görmekte ve bu vesile ile de işletmelerin kendilerini ne yönde geliştirmeleri gerektiği konusunda geniş ölçekli bir fikir vermektedir. Adaletli ve açık bir fikir bütünü ile gerçekleştirildiği süre zarfında benchmarking için işletmelerin kendisi ile yüzleşmesi ve bundan gereken faydaları sağlaması olarak da görülebilir.
Benchmarking Uygulama Türleri
Benchmarking genel bir ifade ile açıklanmaya çalışılsa da aslında uygulama bakımından işletmeler için farklı niteliklere sahiptir. Bu nedenle de kendi çıkarlarına, kendi beklentilerine ya da kendi sektörlerine uygun bir şekilde benchmarking uygulamalarından faydalanmak durumunda kalmaktadırlar. Kimi işletmeler tüm benchmarking uygulamalarından faydalanıyor olsalar da birçok işletme, sadece kendilerine uygun benchmarking uygulamalarını benimseme taraftarıdırlar.
Buna göre işletmelerin faydalandıkları benchmarking uygulamaları odaklanılan noktaya ve seçilen ortağa göre iki farklı şekilde ortaya çıkmaktadır. Odaklanılan noktaya göre benchmarking yöntemleri aşağıdaki gibidir:
● Ürün odaklı benchmarking: İşletmelerin gerçekleştirdikleri bir ürün grubu için piyasada genel olarak oluşan üretim mantığını, hataları ve ürün geliştirme çabalarını inceledikleri benchmarking türüdür.
● Sürece odaklı benchmarking: İşletmelerin, üretim ve satış konularında, diğer işletmelerin hangi yol haritalarını benimsediklerini, hangilerinde başarılı olup hangilerinde başarısız olduklarını tespit etmeye yarayan benchmarking türüdür,
● Stratejilere odaklı benchmarking: İşletmelerin, spesifik olarak bir başka işletmenin ya da başka işletmelerin üretimden başlayarak satışın son noktasına kadar hangi stratejileri benimseyip özellikle hangilerinde başarılı olunduğunu tespit etmelerine olanak sağlayan benchmarking türüdür.
Bu benchmarking türlerinde, işletmelerin belirli bir hedeflerinin bulunduğu ve buna göre hareket etmeleri sonucunda nitelikli sonuçlara erişebildikleri görülmektedir. Buna göre işletmeler, bir kıyaslama yaparken hedeflerini net olarak belirlemekte ve bu hedefler doğrultusunda, ne ya da neler hususunda kıyaslama gerçekleştireceklerini açık bir şekilde ortaya koymak durumundadırlar. Genel olarak işletmeler hızlı ve etkin bir kıyaslama süreci geçirmek isteseler de bu durum benchmarking uygulamalarının genel niteliği göz önünde bulundurulduğunda, netlik olmadan mümkün olmamaktadır.
Seçilen ortağa göre göre benchmarking yöntemleri aşağıdaki gibidir:
● İçsel benchmarking: İşletmelerin kendi iç yapılarındaki uygulamaları diğer işletmelerin uygulamalarıyla karşılaştırdıkları benchmarking türüdür. Bu sayede işletmeler yönetim yapılarını ve bunun içerisindeki çalışanlarının durumunu değerlendirme şansını elde etmektedirler.
● Rekabetçi benchmarking: İşletmelerin özellikle rekabet yapısını anlamak ve buna uygun nasıl türden politikalar benimsemeleri gerektiğini, en başarılı olan işletmeler ile kendilerini kıyaslayarak anlamalarına imkân veren benchmarking türüdür.
● Sektör dışı benchmarking: İşletmelerin kendileri dışındaki sektörlerde başarı kazanmış ya da başarısızlık yaşayan işletmeler ile kendilerini kıyaslayarak kendileri için bir önerme çıkarmalarını sağlayan benchmarking türüdür.
● Türünün en iyisine yönelik benchmarking: İşletmelerin, belirli bir konu ya da uygulama üzerinde, alanında en yüksek başarıyı elde etmiş olan işletmeleri incelemiş oldukları benchmarking türüdür.
Bu türden benchmarking uygulamalarında işletmelerin daha stratejik olarak düşündüklerini görmek mümkündür. Buna göre işletmeler, kendileri ile ilgili hedefleri ve nitelikleri belirledikten sonraki süreçte kesin olarak kendilerine uygun bir nitelikli, başarılı ve hedefe yönelik kıyaslama ortağı seçmek isteğindedirler. Kendinden emin işletmeler açısından bu durum bir vakit kazancını da beraberinde getirmektedir. Böylelikle işletmeler, özellikle türünün en iyisi olan örnekten almış oldukları bilgi ve veriler ile birlikte kendilerini değerlendirmekte, buna istinaden de elde ettikleri sonuçlarla söz konusu tarafın elde ettiği türden bir başarıyı elde etme fırsatını yakalamaktadırlar.
Benchmarking Uygulamalarının Özellikleri
Toplu anlamda bir kavram olarak ele alındığında benchmarking kendi içerisinde büyük bir öneme sahip olmakla birlikte benchmarking uygulamalarının sahip olduğu niteliklerin her biri işletmeler açısından farklı faydalar sunmaktadır. Belki de benchmarking uygulamalarının dünya genelinde bu denli ön plana çıkması ve önem kazanması hususunda etkili olan noktada içerisinde etkin ve nitelikli bir çeşitlilik barındırmasıdır. Bu sayede işletmeler benchmarking uygulamalarının kendilerine uygun ve en yüksek faydayı sağlayabilecek unsurlarını seçebilme şansları olmaktadır.
Bu şekilde benchmarking uygulamalarının ön plana çıkan genel özellikleri aşağıdaki gibidir:
● Aktif olarak çalışan ve sürekliliği olacak şekilde tasarlanmaktadır,
● Atılımlara yöneliktir ve sonuçta pozitif bir noktaya erişmeyi hedeflemektedir,
● Değişimin zorunlu olduğunu ortaya koyan en nitelikli kanıttır,
● Yenilikçi yaklaşımlara açık olarak hareket edilmesini sağlamaktadır,
● Yalnızca en verimli ve en etkili getirileri sağlayan uygulamaların tespitine yöneliktir,
● Kıyaslama öncesinde öz denetlemeyi zorunlu kılmaktadır,
● Taraflar arasında ortak hareket etmeyi ve bilgi alışverişini teşvik eden niteliktedir,
● Sonuç noktasında rasyonelliğin kabulünü zorunlu kılmaktadır,
● Kararlı bir şekilde uygulama sonuçlarının uygulanması gerektiğini telkin etmektedir,
● İşletmelerin üst yönetimlerinin mutlak desteği olması gerektiği göstermektedir.
Bu şekilde bakıldığı süre zarfında benchmarking uygulamalarının özellikle başarı odaklı ve pozitif getirilere yönelik olduğunu görmek mümkündür. Kıyaslama sonucunda taraflar ne tür sonuçlara erişirlerse erişsinler, benchmarking uygulamalarının temel hedefi, bu noktada kesin olarak doğru çıkarımların gerçekleştirilmesi ve işletmenin çıkarlarına uygun olacak şekilde hareket edilmesinin sağlanmasıdır.
Benchmarking Uygulamalarının Temel İlkeleri
Benchmarking, bir uygulama olarak bir karşılaştırma ile elde edilecek sonuçlara göre hareket edilmesi konusunda bir anlam ifade ediyor gibi gözükse de aslında işletmeler açısından çeşitli ilkelere dayanılarak hareket edilmesini öngörmektedir. Buna göre benchmarking, kıyaslama sürecinde işletmelerin belirli bir disiplin çerçevesinde hareket etmelerini zorunlu kılmaktadır. Çünkü bu disiplin işletmelerin kıyaslama sonucunda takip edecekleri yol haritalarına bağlı kalmaları konusunda bilgilendirici ve yönlendirici olmaktadır.
Benchmarking uygulamalarında kabul edilen temel ilkeler aşağıdaki gibidir:
● Değişim ilkesi
Kıyaslama sürecinde karşılıklı olarak işletmelerin birbirilerine destek olmasını ifade etmektedir. Buna göre kıyaslama sürecinde karşıdan bilgi isteyen bir taraf bilgi paylaşmayı da kabul etmek durumundadır.
● Gizlilik ilkesi
Kıyaslamada karşılıklılık esas alınırken taraflar arasında elde edilen bilgilerin üçüncü bir tarafla paylaşılması etik olmamaktadır ve bu paylaşımı gerçekleştiren tarafın prestijine her anlamda zarar vermektedir.
● Kullanım ilkesi
Kıyaslama sürecinde elde edilen bilgiler, sadece bilgiyi elde eden tarafın sisteminin iyileştirilmesi için kullanılmak durumundadır. Bu şekilde kıyaslama gerçek anlamını kazanmakta, aksi takdirde bilgi hırsızlığına girmektedir.
● İlk temas ilkesi
Kıyaslama sonrasındaki süreçte ilk adımın belirli bir işletme ile ortak olarak atılmasını, başka hiçbir tarafın sürece dahil edilmemesini öngörmektedir. İlerleyen aşamalarda diğer işletmelerden destek alınabilecektir.
● Üçüncü taraf ilkesi
Kıyaslama öncesi elde edilen bilgilerin üçüncü bir tarafın isteği üzerine onlarla paylaşılması adına bilgilerin elde edildiği işletmeden mutlak olarak izin istenmesini ifade etmektedir.
● Hazırlık ilkesi
Kıyaslama gerçekleştirecek her işletme, bu süreç öncesinde kesin olarak bir hazırlık süreci geçirmiş ve buna göre kıyaslama konusunda kimlerle iletişim kuracağı hususunda net karar vermiş olmak durumundadır.
Sıralanan ilkeler göz önünde bulundurulduğu süre zarfında işletmeler açısından kıyaslamanın getirileri kadar kıyaslama sürecine içte ve dışta olan etik anlamdaki bağlılık da büyük bir öneme sahiptir. Buna göre işletmeler, kesin olarak, elde ettikleri bilgilere kendileri açıdan sadık kalmak ve bunların gizliliğini korumak durumundadırlar. Bir prestiji konusu olarak da görülebilecek olan bu durum, işletmelerin ilerleyen süre zarfında, kıyaslama süreçlerinde başka firmalardan da destek alırken mümkün olduğunca güvenilir bir imaja sahip olmalarını sağlamaktadır.