Hayat bugün eskisine göre çok daha hızlı tempolu, daha rekabetçi ve daha stresli bir hale geldi. Geriye dönüp baktığınız günler uçup gidiyor gibi görünüyor ve iş ve günlük yaşamımızda başarı arayışımızda en büyük sıkıntı da bunları yapabileceğimiz zamanın olmaması. Çoğu zaman hareket halindeyken yemek yiyoruz, işte yoğun saatler geçiriyoruz ve hobilerimize, kendimize, ailemize zaman ayıramıyoruz. Basit bir ifadeyle, maddi başarılar için yaşama, bağ kurma, rahatlama ve sağlığı değiştiriyoruz.
Pek çok insan, hayallerine ulaşamayacaklarına, tatil yapamayacaklarına, hayallerindeki işleri kuramayacaklarına, projelerini son teslim tarihinden önce bitiremeyeceklerine, her gece yeterince uyuyamayacaklarına, kendilerine zaman ayıramayacaklarına veya sevdikleriyle yeterince vakit geçiremeyeceklerine, çünkü yeterli zamanları olmadığına inanıyor. Peki tüm bunları başaran insanlar nasıl yapıyor? Zaman herkese eşit. Herkesin bir günde aynı 24 saati var ve zaman herkes için akıp gidiyor. Buradaki esas sorun zamanın yetersiz olması değil; esas sorun kötü zaman yönetimidir. En başarılı kişiler zamanlarını son derece iyi yöneten, zaman yönetimini iyi uygulayan kişilerdir.
Zaman yönetimi nedir?
Enerjimiz ve paramız gibi zaman da sınırlı bir kaynaktır. Enerjimiz, paramız ya da her türlü başka kaynaklarımız geri döndürülebilir, geri yerine konulabilir, tekrar kazanılabilir, biriktirilebilir belki de stoklanabilir, ama zaman için bunların hiçbiri mümkün değildir. Akıp giden zamanın telafisi yoktur.
Zaman hayatınızda sınırlı bir kaynak olduğundan, onu boşa harcamayı göze alamazsınız. Bunun yerine, yapmanız gerekenleri, üzerinize düşen sorumlulukları, hedeflerinizi belirlemeniz, benimsemeniz ve daha da önemlisi, mümkün olan en kısa sürede bunları yerine getirdiğinizden emin olmanız gerekir. Bu nedenle sahip olduğumuz bu en önemli kaynağın, yani zamanın etkin bir şekilde yönetilmesi gerekir.
“Zaman yönetimi”, zamanınızı belirli faaliyetler arasında nasıl bölüşeceğinizi organize etme ve planlama sürecidir. Zaman yönetimi, bu anlamda kendinize ait olan zamanınızı daha etkin kullanabilmeniz için yararlanabileceğiniz bir tekniktir.
Etkili bir zaman yönetimi, daha fazla değil, daha akıllıca çalışmanızı sağlar; böylece, zamanın kısıtlı olduğu ve baskıların yüksek olduğu durumlarda bile daha az zamanda daha çok iş yapabilmeniz mümkün olacaktır. Ancak etkili zaman yönetimi, daha fazla şey yapmak veya daha hızlı yapmak anlamına gelmez. Etkili zaman yönetimi, bir günde daha fazla önemli işin yapılması ve sorumluluğun yerine getirilmesi anlamına gelir. Aslında etkin zaman yönetimi, zamanımızı verimli kullanmaktan bile daha önemlidir.
Zaman yönetiminin ne faydası var?
Zaman yönetiminin muazzam faydaları vardır. Zaman yönetiminin önemini anlayarak, işinizde ve günlük yaşamınızda daha fazlasını başarabilirsiniz. Genel olarak işte ve yaşamda üretken olabilmeniz için zamanınızı nasıl en üst düzeye çıkaracağınızı öğrenmek önemlidir.
Zaman yönetiminin en büyük avantajlarından biri, zamanımızı nasıl harcadığımızı kontrol ederek daha verimli olmamızı sağlamasıdır. Böylece bizim için önemli olan sorumluluklara ve görevlere daha iyi odaklanmak mümkün olur ve bu bizim için daha iyi odaklanma daha iyi verimlilik sağlar.
İyi bir zaman yönetimi, daha fazla değil, daha akıllıca çalışmanızı sağlar; böylece, zamanın kısıtlı olduğu ve baskıların yüksek olduğu durumlarda bile daha az zamanda daha çok iş yapabilme şansınız olur.
Zaman yönetimi, bizi mutlu eden şeylere harcayabileceğimiz zamanı boşaltmamıza yardımcı olabilir. Böylece daha az stresli hissetmemiz ve yaşam doyumu elde etmemiz mümkün olur. Daha fazla boş zaman, sevdiklerinizle daha fazla vakit geçirmek, rahatlamak, dinlenmek, bir hobi ile uğraşmak ve tatil yapmak için daha fazla zamanınız olacağı anlamına gelir – bu da kendinizi daha enerjik hissetmenize neden olur.
Zamanı doğru bir şekilde yönettiğinizde, birtakım işlerin, yapılması gereken, yerine getirilmesi gereken sorumlulukların son tarihlerini kaçırma veya daha az öneme sahip ama yapılması gereken diğer ufak tefek işlerini unutma konusunda endişelenmenize gerek kalmaz, çünkü zamanınızı bu tür aksiliklerin olmasını önleyecek şekilde zaten planlamış olursunuz.
Zamanı doğru bir şekilde yönettiğinizde, tamamlanmış bir yapılacaklar listesinin getirdiği başarı hissinin keyfine varmanız mümkündür. Beklentilerinizi nasıl karşılayabileceğinizi görmeniz ve bunun karşılığında yetenekleriniz, becerilerinizle ilgili olarak kendinizde bir özgüven artışı hissetmeniz oldukça olasıdır.
Zamanınızın kontrolü sizde olduğunda, hayatınızın kontrolünün daha fazla sizde olduğunu hissedersiniz. Hayatınızın kontrolüne sahip olmak ise size güç ve özgürlük duygusu kazandırır ve zaman yönetimi bu kontrolü elinizde tutmanıza yardımcı olur.
Zamanı doğru yönetmek için ne yapabilirim?
Başarılı insanlar, kişisel ve profesyonel yaşamlarında üretkenliği ve etkinliği artırmak için çeşitli zaman yönetimi becerilerinden yararlanırlar. Siz de zaman yönetiminde iyi olup olmadığınızı bilmek istiyorsanız, kendinize ilk önce şu soruları sorarak başlayın: Görevlerime, sorumluluklarıma önem ve aciliyet temelinde nasıl etkin bir şekilde öncelik vereceğimi biliyor muyum? Çeşitli görevlerimin ve sorumluluklarımın her birine ne kadar zaman harcadığımı biliyor muyum? Bunlara aslında ne kadar harcamam gerektiğini biliyor muyum? Mevcut durumu ve becerilerinizi, yeteneklerinizi değerlendirdikten sonra, bunları geliştirmek için bir plan yapmanız gerekir. Elbette bu ilk başta kolay bir iş değil, ancak üzerinde çalıştığınız herhangi bir beceri gibi, zaman yönetiminde de giderek daha iyi olabilirsiniz. Bunun için dikkat etmeniz gerekenlerden bazılarını şu şekilde sıralamak mümkün:
Kendinizin farkında olun ve hedeflerinizi belirleyin
Zamanımızı etkili bir şekilde yönetmek için kişisel ilkelerimiz, temel değerlerimiz ve hedeflerimiz hakkında net bir resmine sahip olmamız gerekir. Kişisel farkındalık, diğer becerilerinizin temelini temsil eder – mevcut güçlü ve zayıf yönlerinizin farkında olmadan, diğer becerilerinizi asla değerlendiremez ve geliştiremezsiniz, bu nedenle hayatınızı asla iyileştiremezsiniz. Ayrıca, belki daha da önemlisi, neyi başarmak istediğinizin farkında değilseniz, sizi hedeflerinize götürecek adımları planlayamazsınız.
Gelecekle alakalı düşüncelerinizi, hayallerinizi ve hedeflerinizi belirlemeniz, güçlü ve zayıf yönlerinizi tespit etmeniz, bu zayıf yönlerinizi nasıl azaltacağınızı veya onları güçlü yönlere nasıl dönüştüreceğinizi ve güçlü yönlerinizden nasıl en iyi şekilde yararlanabileceğinizi düşünmeniz gerekir. Ne istediğinizin ve şu anda elinizde ne olduğunun, gelecekte ne olabileceğinin farkına vardığınızda, tam olarak nereye gitmek istediğinizi bildiğinizde, oraya en iyi nasıl gidebileceğinizi anlamak çok daha kolay olacaktır. Yaşamınızın iyileşmesine çok önemli katkı sunacak olan bu tür özelliklerinizi ve hedeflerinizi belirlemek konusunda koçunuzdan destek alabilirsiniz. Bir koçun en önemli yeteneği ve görevi, sizin için doğru hedefler belirlemek ve bunlara nasıl ulaşacağınız konusunda çözüm yolları üretmektir.
Önceliklendirin ve Organize Edin
En değerli kaynağımız olan zamanı bizim için en önemli olan şeylere yatırmamız gerekir. Bundan dolayı da bizim için en önemli olan şeylerin, görevlerin, işlerin, sorumlulukların farkında olmamız ve bunları değerlendirmemiz gerekir. Yaşamınızda, işinizde sizin için önemli olan şeyleri, sorumlulukları, işleri, görevleri önceliklendirmez ve bu önemli olan görevlerinize odaklanmazsanız, bunlardan hangilerinin hedeflerinize ulaşmanız için acil ve önemli olduğunu tespit edebilmeniz mümkün olmayacaktır. Dolayısıyla bu konu üzerinde düşünüp bir önceliklendirme yapmanız gerekir. Sizin için en önemlisinden en az önemlisine doğru bir sıralama yapmak, bunlara ayıracağınız zamanı tespit etmenizde fayda sağlayacaktır. Gerçekten önemli olanı önceliklendirip organize ettikten sonra, bir sonraki adım önceliklerinize odaklanmaktır. Eğer zihninizi diğer, daha az önemli eylemlere verirseniz, başladığınız işi neredeyse hiç bitiremezsiniz. Bu konuda yararlanabileceğiniz işleri önemi ve aciliyetine göre ayıran ‘Eisenhower matrisi’ gibi bazı teknikler var.
Bir işi, görevi tamamlamak için bir zaman sınırı belirleyin
Sahip olduğunuz sorumlulukları, yerine getirmeniz gereken görevleri tamamlamak için zaman kısıtlamaları belirlemek, daha odaklı ve verimli olmanıza yardımcı olur. Her bir görev için ne kadar zaman ayırmanız gerektiğine karar vermek için ekstra çaba sarf etmek, potansiyel sorunları ortaya çıkmadan önce tanımanıza da yardımcı olabilir. Bu şekilde onlarla başa çıkmak için planlar yapabilirsiniz.
Benzer görevleri birlikte gruplayın
Benzer işleri bir araya getirmek daha odaklanmış bir şekilde bunları yapmanıza olanak tanır. Bir sonrakine geçmeden önce benzer nitelik taşıyan görevleri, yapılacak işleri tanımlayarak bir araya getirmeye ufak bir zaman ayırarak daha sonraki zamanınızdan ve zihinsel enerjiden tasarruf edebilirsiniz.
Çoklu görev dürtüsünden kaçının
Bu, en önemli zaman yönetimi ipuçlarından biridir, ancak takip etmesi en zor olanlardan biri olabilir. Çünkü içsel bir dürtü olarak birden çok işi bir arada halletmeye çalışıp bir an önce onlardan kurtulmak isteyebiliriz. Ama bunu yapmak bir süre sonra odağımızı kaçırmamıza, stres düzeyimizin artmasına ve dolayısıyla aslında daha verimsiz performans göstermemize sebebiyet verebilir. Dolayısıyla eldeki benzer nitelikteki, önemli ve aciliyet arz eden göreve odaklanın ve tüm diğer dikkat dağıtıcı şeyleri engelleyin. Çoklu görev yapmak cazip gelebilir, ancak bunu yapmaya çalıştığınızda sadece kendinizi ayağınızdan vurmuş olursunuz. Bir görevden diğerine geçerken zaman kaybedersiniz ve verimliliği düşürürsünüz.
Molalar verin
Bilimsel bir gerçek, insan beyninin tek seferde sadece 17-20 dakika konsantre olabildiğini kanıtlıyor. Bu süreden sonra odak noktamız farklı bir yere kayabiliyor, dikkatimizi toparlamamız zor olabiliyor. Bu da verimliliğimizi önemli ölçüde düşürebiliyor, hatalar yapmamıza sebep olabiliyor. Çünkü zihniniz tamamen farklı bir dünyadayken bir bilgisayarın önünde oturmak, bir işi yapmak veya kitaplarınızı açık tutmak hiçbir anlam ifade etmeyecektir.
Aslında, daha çok çalışmak veya yapmanız gereken şeye daha çok vakit ayırmak yerine mola verip zihninizi ve bedeninizi dinlendirmeniz, görünenin aksine verimliliğiniz ve enerjinize önemli katkı sunacaktır. Dolayısıyla yapmanız gereken işler, yerine getirmeniz gereken görevler arasında zihninizi yaptığınız şeyden uzaklaştıracak, bedeninizi açıp dinlendirecek bir şeyler yapmak için kendinize zaman tanımanız aslında daha etkin olmanızı sağlayacaktır.
Kararlı olun
Gitmek istediğiniz yola karar vermedikçe, yol almanız, karşınıza çıkan engelleri, kavşakları önceden görmeniz ve daha sonra bunları aşmanız mümkün olmayacaktır. Ancak, beklemek ve ertelemek sizi hiçbir yere götürmeyeceğinden, cesaretinizi toplayıp bir seçim yapmanız bazı hallerde en iyi seçenektir. Zamanınızı doğru bir şekilde yönetirseniz, kendinizi zaman açısından baskı altında hissetmezsiniz ve karar verirken kendinizi baskı altında hissetmezsiniz – bu nedenle, bir bütün olarak yaşamınızda daha iyi kararlar alırsınız.
Bu, özellikle karar vermeden önce üzerine düşünmeyi ve olası riskleri ve getirileri hesap etmeyi seviyorsanız veya tam tersine daha sonra ne yapacağınızdan emin değilseniz, zor bir durumdur. Ancak, daha önce yapmış olduğunuz planların size yardımcı olabileceği yer tam olarak burasıdır. Hangi kararı alacağınızdan emin değilseniz, kendinize şu soruyu sorun: “Beni planımdaki bir sonraki noktaya götürecek, atmam gereken ilk adım nedir?”
Kararlarınızı ve seçimlerinizi sorgulayın
Hedeflerinize giden yolda bazı kararlar aldınız, bir şekilde bu kararların doğru olduğunu düşündünüz. Ancak bunların doğru kararlar olduklarından gerçekten de emin misiniz? Sonuçta yanlış bir karar sizi hedeflerinizden uzaklaştırabilir ve değerli zamanınızı kaybetmenize neden olabilir. Kendinize sadece şunu sorun: “Bu karar benim hedeflerime uygun mu?”, “Riskler nelerdir?”, “Bu kararın faydaları risklerden daha fazla mı?”, “Bu seçimime ne kadar bağlıyım?”. Bu soruların sonucunda, cevaplarını beğenmediğiniz, sizin için uygun olmayanlar ile (daha önceden doğru bir karar olduğunu düşünmüş olsanız bile) devam etmek konusunda bir değerlendirme yapmanız gerekir. Bunu şimdiden hallederek daha sonra yanlış seçimlerinizin sonuçlarını düzeltmek için harcayacağınız zamandan önemli bir tasarruf sağlamanız mümkün olacaktır.
Sorunlar ve zorluklardan kaçmayın
Yaşamınızda karşınıza çıkan çeşitli sorunlar ve zorluklar sizin hedeflerinize giden temiz yolun önünde bir engel olarak durur, bu yüzden onların üstesinden gelmedikçe ilerlemeniz de mümkün olmaz. Üstelik bu tür sorunlar ve zorluklarla uğraşmadan onları atlatmaya, kaçmaya çalışırsanız, muhtemelen bir başka zamanda sizi daha fazla tökezleteceklerdir. Her sorunun bir çözümü vardır. Sorunu bir sorun olarak kabullenmeniz ve onun üzerine giderek her açıdan değerlendirmeniz gerekir. Bunun için ailenizden, arkadaşlarınızdan, koçunuzdan destek alabilirsiniz. Bir koç, sorunları tespit etmek ve bunları nasıl aşacağınız yönünde çözümler üretmek için en önemli destekçinizdir.
Az uyumayın:
Birçok kişi, uykudan fedakârlık etmenin, daha az uyuyup daha çok çalışmanın üretkenliği arttırmanın, daha verimli olmanın ve günün birkaç saatini fazladan geçirmenin iyi bir yolu olduğunu düşünüyor. Ama bu size yardımcı olmayacak, aksine gün içindeki verimliliğinizi önemli ölçüde düşürebilecektir. Zihninizin zirvede çalışması için dinlenmeye ihtiyacı var. Uyuma vakti geldiyse, ertesi günün yapılacaklar listesine gereken şeyleri listeleyin ve uyuyun. Minimum 7-8 saatlik bir uyku, vücudunuzun ve zihninizin en iyi şekilde çalışması için bir gerçekten önemli bir fiziksel ve mental zorunluluktur. Bu nedenle vücudunuzu ve zihninizi dinlendirmenin ve iyi bir uykunun değerini küçümsememeniz gerekir.
Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın
Sosyal medya, internette gezinme, cep telefonunuza gelen bildirimler, iş arkadaşları, anlık mesajlaşma gibi dikkat dağıtıcı şeyler sizi yaptığınız işten kolayca alıkoyabilir. Esasında kısa bir süreliğine dikkatinizi oraya ayırdığınızı düşünüp çok fazla zaman kaybetmiş olabilirsiniz. Ayrıca işinize döndüğünüzde yeniden odaklanmanız gerekir. Belki de bu arada hata yapabilirsiniz. Dolayısıyla kişisel zaman yönetiminin anahtarı, onlardan kurtulma konusunda proaktif olmaktır. Bu türden dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak veya en azından mola zamanlarına saklamak bir zaman yönetiminin gerekli basamaklarından birisi olabilir.
Hayır demeyi öğrenin
Her zaman her şeye evet derseniz kendi sorumluluklarınızı arttırmanın yanında, sizinle alakalı olmayan şeylerin bile sorumluluğunu almış, zaten kısıtlı olan zamanınızı kendiniz için daha fazla daraltmış ve böylece motivasyonunuzu düşürmüş, stresinizi arttırmış olursunuz. Dolayısıyla ‘hayır’ demeyi öğrenmezseniz, zamanı nasıl yöneteceğinizi asla öğrenemezsiniz. Ne için zamanınız olduğunu gerçekten yalnızca siz bilirsiniz, bu nedenle daha önemli görevlere odaklanmak için bir isteği reddetmeniz gerekiyorsa, bunu yapmaktan çekinmeyin.
Zamanınızı doğru yönetmek, etkin kullanmak için yapabileceğiniz pek çok şey var. Ama bunlar içerisinde en önemlisi ve en birincil önceliklisi kendinizin, hedeflerinizin ve karşı karşıya olduğunuz ya da olacağınız sorumluluklarınızın farkında olmanızdır. Mevcut zamanda nerede olduğunuz ve gelecekte nerede olmak istediğiniz aslında tüm zaman yönetimi süreçlerine etki edecektir. Görevleri, sorumlulukları önceliklendirmek, bunları organize ederek gereken uygun çabayı ve zamanı ayırmak için aslında en baştan kişisel yeteneklerinizi, hedeflerinizi ele alıp buna göre zaman yönetiminin başlangıcını oluşturabilirsiniz. Bu tür konularda koçunuz sizin en önemli destekçiniz olabilir.