Günümüzün sürekli değişen ve genellikle kaotik iş ortamında, başarılı organizasyonların her şey değişirken örgütsel değişimin nasıl işe yarayacağını anlaması adeta zorunlu bir hale gelmiş durumdadır.
Eskiden bir kuruluşun geleceğinin çoğunun, geçmişi inceleyerek ve bugüne kadar nelerin işe yaradığı konusunda küçük ayarlamalar yaparak planlanabileceği bir zaman vardı. Ancak maalesef bu durum bugün artık geçerli değil. Kesinlik, öngörülebilirlik ve kalıcılığa ilişkin tarihsel algılar, günümüzde işletmelerin karşı karşıya kaldıkları çeşitli karmaşıklıklarla artık tutarlı değil. Modern iş dünyamızı karakterize eden teknoloji ve bilgi patlamasındaki sıçramalar, istikrarı neredeyse tamamen ortadan kaldırdı ve değişimi adeta bir norm haline getirdi.
Bugünün iş ortamında değişen koşullara uyum sağlamak, hayatınızı ve işinizi yürütmenin önemli bir parçasıdır. Bu basit bir gerçektir: Hiçbir şey sonsuza kadar sürmez. Zaman değişiyor ve bununla beraber iş çevresi ve bu çevrede bulunan aktörler (tüketiciler, rakipler, tedarikçiler, ekonomik koşullar vb.) de değişiyor. Bir girişimci olarak başarıya ulaşmak istiyorsanız, nasıl uyum sağlayacağınızı öğrenmeniz çok önemlidir. Çünkü kabul etmek gerekir ki, günümüz şartlarında uyum sağlama yeteneği olmadan, başarılı olmak gerçekten zor.
İş ortamı sürekli değiştiği için, başarılı olabilmek için buna her daim hazır olmalısınız. Rekabet ortamınız belirsizse ve hızla değişiyorsa, önde olmak için dinamik ve sürdürülebilir bir yola ihtiyacınız var. Dünyanın gidişatından en iyi şekilde yararlanmak için kendinizi nasıl konumlandıracağınız ve değişen şeylerden nasıl yararlanacağınız konusunda beyin fırtınası yapmanız gerekiyor.
Değişen koşullara uyum sağlamak
Değişim, bir durumdan (mevcut durumdan) diğerine (istenen duruma) geçiştir. Değişiklikler (bir iş ortamında), mevcut uygulamalar artık karlı veya faydalı olmadığında uygulanır. Bir iş ortamında olabilecek olası örgütsel değişim nedenleri şöyle sıralanabilir:
- Piyasada durgunluk,
- Artan piyasa baskıları,
- Gelirde veya karlılıkta azalma,
- Pazar payında azalma,
- Teknolojik gelişmeler,
- İyileştirilmiş müşteri hizmetleri gerekliliği,
- İlgili mevzuatta ve düzenlemelerde değişiklikler,
- İşletmenin operasyonlarını hızlandırma ihtiyacı,
- Rekabette artış,
- Verimliliği arttırmak,
- Küreselleşme,
- Mali kayıplar veya maliyetlerin artışı,
- Müşterilerin beklentileri,
- Performansta düşüş,
- Departman veya organizasyon yapılanmasında değişiklik ihtiyacı.
Uyum sağlamak için, bir kuruluşun dikkatini iş ortamındaki değişikliklerin eğilimlerine göre ayarlaması, anlaması ve iş modelini iyileştirmek veya dönüştürmek için hızlı tepki vermesi gerekir.
Bir kuruluşun uyum sağlama yeteneği, büyük bir rekabet avantajıdır. Uyum sağlayabilen bir kuruluş yeni fikirlere açıktır ve sırf “her zaman böyle yapıyorlar” diye bir şeyler yapmasına gerek yoktur. Değişiklikleri öngörebilirler ve işler plana göre gitmediğinde panik yapmazlar.
İster ürünlerini yeniden tasarlayarak ister teknolojiyi güncelleyerek veya öğeler ekleyerek veya ürünleri veya hizmetleri piyasadan kaldırarak olsun, birkaç yıldan fazla süren tüm işletmelerin zaman geçtikçe dönüşüm geçirmesi gerekir.
Değişen koşullara uyum sağlamak neden önemli?
Bir iş ortamında değişiklikler her zaman gerçekleşir, bu işin doğasında vardır. Ekonomi, günlük olarak yukarı veya aşağı dalgalanır ve bu da işletmelerin sık sık çalışma şekillerini değiştirmesine neden olur. Diğerleri ayrılırken yeni rakipler pazara girer. Sürekli değişen hava koşulları ve doğal afetler, siyasi olaylar, savaşlar ve yasa ve kuralların kabulü veya reddi gibi gelişmeler ve değişimler iş ortamında da bir değişikliği zorunlu kılabilir. Gelişmiş teknolojiler, ürünler ve inovasyon, nüfus değişimleri gibi faktörler de iş ortamında da örgütsel değişimlere yol açar.
Kuruluşlar, yeni koşullardan yararlanmak için, faaliyet gösterdiği alanda iyi bir konumda olabilmek için, değişimi gerçekleşmeden önce tahmin etmeye çalışmalıdır. Farklı zaman dilimlerinde gerçekleşen farklı değişim seviyeleri vardır. Kısa vadeli değişikliklerin tahmin edilmesi kolayken, daha uzun vadeli değişiklikleri tahmin etmek çok daha zordur, bu nedenle değişiklik yönetimi süreci daha da zorlaşır.
Değişim ister ani olsun isterse belirli bir süre içinde gelişsin, işletme sahipleri ve liderler şirketlerinin stratejik planlarını düzenli olarak gözden geçirmelidir. İş başarısı için kritik olan stratejik planlama, vizyon ve misyon ile bir işletmenin örgütsel değişime nasıl ve ne zaman uyum sağlaması gerektiğini bilmek gerekir.
Herhangi bir iş için en önemli hedeflerden biri, bir organizasyonu büyümeye hazırlamanın ve bir iş ortamındaki örgütsel değişimle etkin bir şekilde ilgilenen süreçler yaratmanın sistematik yaklaşımı olan değişim yönetimidir. Bir işletmenin ekonomik, teknolojik ve sosyal zorluklarının yanı sıra pazarlama ortamını ve bunların bir işi nasıl etkilediğini anlamak, stratejik planlama için çok önemlidir. Bir işletmenin büyümesi ve yenilik yapması için, herkesin yetkilendirilmiş ve değişim sürecinin bir parçası olduğunu hissetmesi için örgütsel değişim, yöneticiler ve çalışanlar arasında sürekli iletişim ile yönetilmeli, uygulanmalı ve yürütülmelidir.
Bir girişimcinin, işinin başarılı bir şekilde devam etmesi için uyum sağlamayı öğrenmesinin nedenlerinden bazıları şunlardır:
- Problem çözme becerilerinizi geliştirmek için,
- Yeni fırsatları daha hızlı tespit etmek için,
- Girişimcinin kendisinin (veya diğer yöneticilerin) ve işletmesinin güncel kalması için,
- Daha ilgi çekici, talep gören bir işletme (veya marka) olabilmek için,
- Eski teknolojileri ve eski çalışma yöntemlerini ortadan kaldırarak en son yenilikleri takip etmek için,
- Pazarın dinamiklerini takip ederek ve karşılayarak, karlılığı arttırmak; daha uzun vadeli karlılık yakalamak için,
- Yeni hizmetler ve ürünler tanıtmak ve bunun sonucunda yeni müşteriler kazanmak için,
- Kalite iyileştirmeleri yaparak müşteri geri bildirimlerini ve işletmenin itibarını iyileştirmek için vb.
Değişim karşısındaki dirençler
Herhangi bir işte bir değişim girişimi sırasında ortaya çıkan birçok engel (çoğu planlanmamış) vardır. Bazı örnekler arasında finansman, teknoloji, rekabetçi misilleme, üretim aksaklıkları, pazarlama fiyaskoları ve değişen satış desteğiyle ilgili sorunlar sayılabilir. Değişim girişimi nedeniyle ayarlanması gereken departman veya süreç ne olursa olsun, herhangi bir işte değişimin önündeki en büyük engel insanlardır.
Genel olarak insanoğlu, bilinmeyenin korkusu ve tanıdık olanı alıp götürmesinden dolayı değişmeye isteksizdir. Örgütsel değişim üzerine yapılan araştırmalar, tipik olarak insanların yalnızca başka seçeneklerinin olmadığına inandıklarında değişeceklerini göstermiştir. Diğer bir ifade ile insanlar, genel olarak değişimlere direnç göstermeye daha fazla meyillidir. Eski güzel günler anlayışını değiştirmek zordur. Çünkü değişim, geleceğe ilişkin olarak birtakım belirsizlikler içerir. Bu belirsiz durumlar ise insanları tedirgin edebilir. Böyle bir halde ise değişime direnç ortaya çıkabilir. Bu nedenle, çalışanların değişimi büyük bir coşkuyla benimsemeleri ilk etapta pek olası değildir.
Araştırmalarda ortaya çıkan bu bulgunun sonuçları önemlidir. Büyük ölçekli değişimin yüksek başarısızlık oranından (yüzde 60’tan daha yüksek bile olabilir) kaçınmak için, değişimin başarılı olmasını sağlamak için kuruluşta bir miktar enerji ve bağlılığı teşvik edecek koşullar yaratmamız gerekir. Başarılı bir değişim için, işletme sahipleri olarak dikkati hak eden ve her biri insan yönetimi ile ilgili olan bir dizi kilit gereklilik vardır.
Değişim için vizyon
Açıkçası başarılı bir değişim ortak bir vizyona bağlıdır. Bir örgütte değişimin tek kişi tarafından gerçekleştirilmesi mümkün değildir. Bu bakımdan “paylaşılan vizyon” kelimesi etkili sonuçların anahtarıdır. Değişim projesinin uygulanmasına başlamadan önce kendinize; “Bu değişikliğin istenen sonucu nedir?” “İşletmedeki kilit karar vericiler (hem aile hem de aile dışı) istenen sonucu optimal olarak algılıyor mu?”, “Bu sonuç açıkça iletildi mi?”, “İnsanların değişim süreci üzerinde ’tartışma’ fırsatı oldu mu?”, “Çalışanlar, başarılı bir değişimin işe ve ayrıca kendilerine faydalarını açıkça görüyor mu?” gibi bazı kritik sorular sormanızda fayda vardır.
Açıkça ifade edilmiş bir vizyon, bir işletmedeki yöneticilere, tercih edilen sonuca giden en uygun yolu temsil eden değişim için bir yol haritası geliştirme fırsatları yaratır. Bir vizyonun olmaması, varsayımlara dayalı olarak geliştirilen yol haritalarının ortaya çıkmasına neden olabilir.
Aciliyet duygusu
Herhangi bir değişimi olumlu yönde etkilemek için, organizasyon genelinde insan enerjisini harekete geçirmek gerekir. Bu olmadan, hemen hemen her kuruluşta var olan atalet baskıları statükoyu destekleyecektir. Değişimin aciliyeti, dışarıdan (müşteriler, rakipler, ekonomik koşullar tarafından) veya içeriden (ürün yenilikleri, sınıfının en iyisi bir kültür, agresif büyüme hedefleri tarafından) veya her ikisinin bir kombinasyonu tarafından yönlendirilebilir. Değişimin itici gücü/güçleri ve onu deneyimleyebileceğiniz yoğunluk ne olursa olsun, enerji ve coşku erkenden yaratılmalı ve işteki herkesi etkileyecek kadar geniş olmalıdır.
Güçlü liderlik
Değişim, insanlara ilham verebilen ve harekete geçirebilen, aynı zamanda güçlü orkestra şefleri olan liderler gerektirir. Değişim liderliği doğru vizyona, doğru enerjiyi yaratmaya ve diğerlerini değişim sürecine sahip olmaları için yetkilendirmeye bağlıdır. Diğer yandan, tepedeki liderlik kritik olsa da, kuruluşun genelinde daha geniş bir destek tabanı olmadan, herhangi bir önemdeki değişiklik başarılı olmayacaktır. Daha büyük organizasyonlarda, liderlik ilkesinin bir parçası olarak değişimi yönetmek ve desteklemek için genellikle bir yönetici ekip kurulur. İdeal olarak, iş dünyasındaki her seviyedeki liderler, planı etkili bir şekilde yürütmek için değişim içim ihtiyaç duyulan becerileri ve nitelikleri göstereceklerdir.
Destekleyici bir kültür
Kültürü işin “kişiliği” – davranışları, tutumları ve değerleri şekillendiren işletme DNA’sı olarak düşünebiliriz. Kültür, işletmedeki insanlar için bir kimlik duygusu yaratır ve başarılı değişimi etkilemede kritik bir rol oynar. Bunun yanında kültür, değişim çabaları karşısındaki en önemli engel de olabilir. Değişimin amaçları ve faydaları etrafında, değişimin organizasyonun temel değerleriyle nasıl uyumlu olduğunu açıklayan ve değişim süreci ve uygulamasına herkesi dahil eden ortak bir vizyon, bir birliktelik kültürünü besleyecektir. Ayrıca, sürekli iletişim, bir güven kültürü oluşturmak için kritik öneme sahiptir. Herhangi bir işteki bir diğer önemli kültürel özellik, esnekliği ve uyarlanabilirliği teşvik eden özelliktir. Bu, başarısızlık için bir miktar tolerans olması gerektiği anlamına gelir. Değişimin planlanması ve uygulanması yinelemeli bir süreçtir ve değişime çeviklik gösterebilen bir kültür hizmet eder.
Beceriler
Değişime uyum sağlamak, edindiğiniz tüm becerilerin etkin kullanımını gerektirir. Bazı durumlarda değişime uyum sağlamak, henüz ustalaşmamış olabileceğiniz, hatta edinmeye başlamamış olabileceğiniz diğer becerilerin kullanımını da gerektirecektir. Hızla değişen bir çalışma ortamında, beceriler de modası geçmiş hale gelebilecektir. Değişimle başarılı bir şekilde başa çıkmaya hazır olmak ve hayatta kalmak için kullanımları gerekli hale gelmeden önce (veya rakiplerden önce) mümkün olduğunca çok beceri geliştirmek önemlidir.
Bir organizasyondaki değişimden kaynaklanan birçok olumsuz etki olsa da, bunlar zamanla azalır. Doğru nedenlerle, doğru yöntemlerle yapılan herhangi bir değişiklik, kuruluşa, departmanlarına, ekiplerine ve kuruluşta çalışan her bireye büyük fayda sağlayacaktır.
Değişim için koçluğa yatırım yapmak
Bir değişim ve geçiş dünyasında yaşıyoruz. Çevremizi veya aslında hayatımızda neler olduğunu her zaman kontrol edemeyiz, ancak ona nasıl tepki vereceğimizi seçebiliriz. Yeni çalışma yöntemlerine uyum sağlamalı ve dünyamızla ve etrafımızdakilerle nasıl etkileşim kurduğumuzu geliştirmeliyiz.
Bazen önünü görmek veya farklı seçenekleri keşfetmek zor olabilir. Bu, günlük hayatımızda geri kalanımız için olduğu gibi dünya ve iş liderleri için de geçerlidir.
Galileo’nun dediği gibi, “insanlara hiçbir şey öğretemeyiz; sadece kendi içlerinde keşfetmelerine yardımcı olabiliriz”. Bu yaklaşımı özüne almış olan koçluğun popülaritesi son 30 yılda artmış ve şimdi yönetim kurulu odalarından öğrencilere, eğitim ve tıbbi bağlamlara kadar çok çeşitli bağlamlarda uygulanır hale gelmiştir.
Koçluk, iş dünyasında en iyi yatırım getirilerinden birini sağlar. Bir koç hem işletme sahibi hem de lider olarak büyümenize ve gelişmenize yardımcı olabilir ve başarıya giden doğru yolu izlediğinizden emin olabilir. Bir koç, beceri boşluklarınız olabilecek alanları ortaya çıkarmanıza yardımcı olacak rehberlik sağlar ve bu boşlukları gidermenize yardımcı olacak araçlar sağlar. Bir koç aynı zamanda bir hesap verebilirlik ortağı olarak da hizmet edebilir ve size her ikisi de büyüme için araç olan rutin geri bildirim sağlayabilir.
Uluslararası Koçluk Federasyonu (ICF) ve İnsan Sermayesi Enstitüsü (HCI) tarafından yakın zamanda yapılan (2018) bir araştırma, değişim girişimlerini desteklemek ve işletmenin hedeflerine ulaşmak için eğitime kıyasla çok daha az sıklıkla kullanılmasına rağmen, koçluğun değişim başarısına önemli ölçüde daha fazla katkı sağladığını açıkça ortaya koymuştur.
Bu tür bir koçluk uygulaması, bir işletme olarak ve aynı zamanda yönetici olarak güçlü yönlerinizi belirlemenize ve işyeri değişikliğini etkinleştirmenin yeni yollarını keşfetmenize yardımcı olan bir iş birliği ortaklığıdır.
Değişim zamanlarında, etkili iş koçluğu geçişi daha yumuşak, daha kolay ve daha az stresli hale getirmeye yardımcı olabilir. Başarılı değişim yönetimi koçları, ne sorulması gerektiğini, nasıl sorulması gerektiğini bilir. Bunlara bağlı olarak değişim için benzersiz durumlarınız hakkında gerçek zamanlı ve bütünsel olarak uygulamalı destek sunar. Böylece kritik değişim girişimlerini daha iyi destekleyebilmek, değişimin başarılı bir şekilde gerçekleşmesi için gerekli ilişkileri birlikte oluşturabilmek ve kuruluş genelinde öğrenmeyi ve büyümeyi geliştirecek şekilde etkili bir şekilde iletişim kurabilme yeteneği kazandırmak suretiyle değişimin başarı ile gerçekleşmesini sağlayan dinamiklerin temelini oluşturur.