Bir işletme, sadık müşteriler, önemli bir pazar payı ve kendi marka değerini yaratabiliyorsa, bu işletmeye “başarılı” denilebilir. Ancak bunu sürdürmek zor bir görev olabilir. Tek bir hatanın şirketin imajını tehlikeye atabildiği gibi, uzun vadeye dayalı küçük hatalar zaman içerisinde işletmenin değerini, pazar payını, gelirini veya karlılığını azaltabilir. İşte bu noktada “yalın” anlayış, işletmede bu küçük hataları bertaraf ederek, küçük iyileştirmeler yaparak süreçleri optimize etmeyi amaçlayan önemli bir kazanımdır.
Yalın uygulamalar yapan bir organizasyon, sıfır israf ile işleyen bir süreç yaratarak müşteri değerini artırmaya çalışır. “Yalın”, 1900’lerde Toyota tarafından başarılı bir şekilde uyarlanmasından bu yana dünya çapında pek çok işletme tarafından benimsenmiş ve uygulanmış bir anlayıştır.
Yalın metodoloji bir üretim süreci ile ortaya çıkmış olsa da farklı sektörlerde, farklı işletmelerde, farklı iş süreçlerinde ve teknik süreçlerde de kullanılabilir.
Yalın düşünce veya yalın yönetim nedir?
Genel olarak yalın düşünce, daha fazla büyüme ve başarı için daha iyi sonuçları sağlayan, her tür işletme veya kuruluşa uygulanabilen bir iş felsefesidir.
Yalın düşünce bir iş metodolojisidir. Dünyanın dört bir yanındaki endüstrilere ve kuruluşlara uygulanan Japon üretim tekniklerinin tarihinden gelir. Yalın düşünce, adından da anlaşılacağı gibi sade bir zihniyettir. İşe yalın bir şekilde yaklaşan ve ele alan bir dünya görüşüdür. Bir iş sürecinde gereksiz olan tüm adımların, tüm girdilerin veya süreçlerin elenmesini, yalnızca gerekli olan, fayda sağlayan, değer yaratan girdi ve süreçlerin inşa edilmesini sağlayan bir anlayıştır.
Yalın düşünce, yalnızca belirli araçları kullanmaktan veya bir iş sürecinde birkaç adımda ince ayar yapmaktan daha fazlasıdır – tamamen işinizi nasıl gördüğünüzü ve iş operasyonlarını nasıl tanıdığınızı değiştirmekle ilgilidir. İşiniz hakkında düşünme şeklinizi değiştirmek için benimsenen bir dünya görüşüdür.
Yalın düşünceye sahip olan bir yalın yönetim, israfı belirleyerek ve ortadan kaldırarak tüm organizasyonu iyileştirmenin yollarından oluşur, böylece her süreç en iyi şekilde çalışabilir. Bir değer akışı içindeki süreçlerin hizmet veya ürün temelli olup olmadığı önemli değildir; yalın, onu olumlu yönde etkilemede bir rol oynayabilir.
Yalın düşünce en çok imalat ve mühendislik endüstrilerinde bilinir, ancak ilkeleri her işte uygulanabilir. Aslında, çeşitli sektörlerdeki çoğu işletme, süreçlerini ve kârlılığını iyileştirmek için yalın düşünce kavramlarını kullanır.
Yalın düşünceden hareketle oluşturulan yalın araçlar ve yalın ilkeler dünya çapında pek çok farklı ülkede pek çok farklı sektöre uygulanabildiğinden, birçok işletme bu metodolojileri öğrenmenin avantajlarından yararlanabilir.
Yalın Düşüncenin Başlangıcı
Yalın metodoloji, 1930’lar boyunca yalın araçların uygulanmasında Toyota gibi önemli atılımlar yapan şirketlerle birlikte Amerika Birleşik Devletleri başta olmak üzere pek çok ülkede geniş bir mirasa sahiptir.
Ancak yalın düşünce süreci hiçbir şekilde pazarda yeni bir kavram değildir. Aslında teorileri ve uygulamaları yüzlerce yıl geriye götürülebilir. Popüler bir örnek, Toyota’nın yeni otomobil girişiminin üretimini kolaylaştırmak için üretimlerinde yalın bir süreç modeli uyguladığı 1930’lara kadar uzanır. TPS (Toyota Üretim Sistemi) bugün hala yalın süreç çözümünün bir parçası olarak kullanılmaktadır.
Bu bakımdan, bugünkü kullanımı ile yalın düşünce, otomobil imalat endüstrisinden, özellikle Toyota’dan gelir. Japonların sahip olduğu ve kurduğu Toyota Üretim Sistemi, maliyetleri düşük tutabildikleri, verimli süreçleri garanti edebildikleri ve nihayetinde mükemmel ürünleri rekabetçi bir fiyata satabildikleri, üretken çalışma için sürdürülebilir bir çalışma ortamı yaratmıştır. On yıllar sonra, dünya çapındaki ticari üretim şirketleri yalın düşünceyi benimsemeye başlamıştır. Bununla birlikte, endüstrilerdeki yalın araç ve sistemlerin uygulanması zaman içinde gelişmiştir.
Genellikle, işletmeler daha yüksek çıktıya sahip olduklarında, ürünlerinin kalitesi düşüyor gibi görür. Ancak yalın düşüncede durum böyle değildir. İşletmeler, süreçlerinde israfa neden olan faaliyetleri belirleyebilir, ele alabilir ve nihayetinde daha yüksek kalite ve daha az zaman kaybı için bunları düzeltebilir. Toyota, yalın zihniyeti kullanarak, müşteriye verilen değeri ön planda tutan ve her ürün ve hizmette bu değeri elde etmeye çalışan, sıkı çalışma konusunda yepyeni bir felsefeyle hareket ederek önemli bir rekabet avantajı sağlamış ve tüm dünyada tanınan ve saygı duyulan başarılı bir marka haline gelmiştir.
Yalın düşüncenin ve yalın araçların amacı nedir?
Yalın hakkında yaygın bir yanlış algı, esas olarak süreçlerin yeniden tasarımına odaklanmasıdır. Aslında, yalını destekleyen fikirler nihayetinde imalattan kaynaklanmış olsa da, çok daha fazlasını kapsar. Temel olarak yalın, değişen müşteri ihtiyaçlarını daha etkin bir şekilde karşılamak için bir şirketin temel sistemlerini iyileştirmeyi amaçlar.
Yalın düşüncenin en temel noktasında “israfı önlemek” düşüncesi yer alır. Bir şeye ihtiyaç yoksa, orada olmamalıdır. Bir eylem gerekli değilse, yapılmamalıdır. Gereksiz şeyler ve gereksiz eylemler –diğer bir deyişle israf– herhangi bir değer eklemeden gecikmeye neden olur ve kaynakları tüketir.
Japonca israf kelimesi, “işe yaramazlık” olarak tanımlanan “muda”dır. Yalın araçlar, kuruluşlarda Muda’yı azaltmak ve kalite kontrolünü iyileştirmek için tasarlanmıştır. Başka bir deyişle yalın araçlar, işletme ve müşteriler için değerli olmayan süreçleri ortadan kaldırmaya çalışır.
Basitçe söylemek gerekirse, konu yalın olduğunda, daha azı en iyisidir. Yalın bir süreç, iş sonuçlarını zedeleyen savurgan uygulamaları azaltırken iş verimliliğini artırmak için çalışır. İmalat sektöründe geleneksel olarak uygulanmasına rağmen, yalın üretim ilkeleri herhangi bir endüstriyi desteklemek için uyarlanabilir.
Yalın düşüncenin amacı, işi daha iyi hale getirmek, birbirine değer vermek ve müşteriler için değere odaklanmaktır. Bu hedeflere ulaşabildiğiniz zaman, yalın düşünce tüm hızıyla hareket eder.
Yalın uygulamalar yapan bir organizasyonda çalışanlar, iş birliği, kalite güvencesi ve açık iletişim yoluyla meslektaşlarına ve üstlerine aktif olarak saygı duyar. Bu, her üyenin becerilerinin, zayıflıklarının, kapasitesinin ve çıktısının eşit olarak yönetildiği ve böylece herkesin aynı yükü taşıdığı anlamına gelir.
Yalın düşüncenin faydası nedir?
Yalın düşünceye bağlı araçlar ve teknikler, işletmelerin maliyetleri düşürmesine, performansı iyileştirmesine, temel sürdürülebilirlik sorunlarının üstesinden gelmesine ve nihayetinde iş verimliliğini artırmasına yardımcı olabilir.
Yalın düşüncenin faydaları çok geniştir. Yalın süreç, üretim uygulamalarında israfı ortadan kaldırmanın ve müşteriler için değeri artırmanın yanı sıra işletme maliyetlerini düşürmeye ve verimliliği artırmaya yardımcı olur ve bu da işletmelerin hem müşteri hizmetlerine hem de kârlılıklarına öncelik vermesini sağlar. Yalın ilkelerin uygulanması, aynı zamanda, üst yönetimden sahada çalışanlara kadar, başarının oluşturulmasında herkesin olumlu bir rol oynadığı bir iş yeri ortamının yaratılmasına da yardımcı olur.
Bir süreç birden çok kez yalından geçmediyse, bir miktar israf unsuru içerir. Yalın, doğru yapıldığında verimlilik, çevrim süresi, üretkenlik, malzeme maliyetleri ve hurdada büyük gelişmeler yaratarak maliyetlerin düşmesine ve rekabet gücünün artmasına neden olabilir.
Yalın teknikler, temel nedenleri araştırarak ve ilgili herkesi dahil ederek ve ardından düzeltmeleri devreye sokarak, hasarlı malzemeler, geç teslimatlar ve program son teslim tarihlerine uyulmaması gibi sahada meydana gelen sorunları çözmek için kullanılabilir.
Yalın bir organizasyon, müşteri değerini anlar ve sürekli olarak artırmak için temel süreçlerine odaklanır. Nihai hedef, sıfır israf ile değer yaratma süreci vasıtasıyla müşteriye mükemmel değer sağlamaktır.
İşletmede uygulanabilecek yalın araçlar
Kuruluşunuzda yalın bir süreç uygulamak için tek bir çözüm yoktur. İşletmenizdeki tüm departmanlardan destek gerektiren tekil bir olaydan ziyade sürekli bir uygulamadır. Kusursuz seyreden bir iş akışı geliştirmek için ekibinizin iyileştirme alanlarını kabul etmesi, verimliliği artırmak için değişiklikleri uygulaması, sonuçları ölçmesi ve tekrar etmesi gerekir. Yalın süreç çözümünüzü desteklemek için kullanılabilecek bir dizi yalın yönetim aracı vardır:
Kanban
Yalın üretim için bir çizelgeleme sistemi olan Kanban, ürünleri bir programa veya tahmine değil, gerçek talebe göre inşa etme konseptine dayanır. Kanban sistemi, işletmede süreç iyileştirme fırsatlarının belirlenmesine yardımcı olur. İş akışı içinde gereksiz uygulamaları en aza indirerek, maliyetleri artırmadan müşteri için daha fazla değer yaratmak mümkün olur.
Kaizen
Japonca’da “daha iyisi için değişim” teriminden türeyen Kaizen, sürekli iyileştirmeyi merkeze alan bir iş felsefesidir. Kaizen süreci, günlük operasyonları iyileştirmek, iş akışını standartlaştırmak ve çalışan katılımını artırmak için küçük küçük ama sürekli değişiklikler yapmayı teşvik eder. Bu tıpkı merdiven basamakları gibidir.
Basamaklar küçük küçük, fakat yol uzun ve devamlılık arz eder. İşletmedeki büyük veya küçük her türden iyileşmenin işletme süreçlerine katkısı vardır. Sürekli iyileştirme, işletmenizin her üyesinin aktif olarak fırsatları bulmaya ve işi daha iyiye doğru değiştiren girişimleri uygulamaya çalıştığı anlamına gelir.
“Daha iyi” olarak tanımladığınız şey, benzersiz sektörünüze bağlı olacaktır, ancak daha iyi ekip üretkenliği ve iş memnuniyeti için bu sütuna güvenebilirsiniz. Bu felsefe, daha verimli ve daha tatmin edici bir iş yeri oluşturmaya yardımcı olur. Bu felsefeye göre işletmede karlılığı artırmanın yalın yolu maliyetleri azaltmak, maliyetleri düşürmenin yalın yolu ise israfı ortadan kaldırmaktır. Tipik olarak Kaizen etkinlikleri, bir seferde bir süreci hızla iyileştirmek için üst yönetim tarafından atanan dahili sürekli iyileştirme ekipleri tarafından yönlendirilir.
5S
5S, işletmede israftan uzak ve kaliteli bir çalışma atmosferi yaratmak ve bunun devamlılığının tesis etmek üzere geliştirilmiş olan bir tekniktir. Ekiplerin verimli çalışabilmesi için tüm işi organize etmeye ve düzenli tutmaya çalışan bir programdır. Organizasyonel dağınıklık, süreç verimsizliğinin, güvenlik sorunlarının ve düşük ekip moralinin önemli bir nedenidir.
5S yaklaşımı, çalışma koşullarını performans, konfor, güvenlik ve temizlik açılarından optimize etme amacını taşır. Ayrıca temiz ve organize bir çalışma ortamı tesis ederek işletmede israfın, gereksiz maliyetin ve değişkenliğin önlenmesine yardımcı olur. Ek sürekli iyileştirme çabalarının sorunsuz bir şekilde uygulanabilmesi için çalışma alanlarının 5S’lenmesi gerekir.
Poka-Yoke
Hata önleme anlamına gelen Japonca ifadeden türetilen Poka-Yoke, bir üretim süreci boyunca kusurları önlemek ve sonuçta kalite kontrolünü ortadan kaldırmak için kullanılan bir yalın süreç yöntemidir. Yalın uygulamalardaki üretimde yaygın olarak kullanılan Poka-Yoke, üretim hatalarını en aza indirmek ve sonuçları en üst düzeye çıkarmak için kullanılır.
Hataların oluşmasını önlemek, bu hataların ciddiyetini azaltmak veya en iyi durumda tüm hataları ortadan kaldırmak için her sürece kontroller ekleyerek değer zincirine yardımcı olur. Bunu yapmak için, beş aşama kullanılır. Tanımlayın, ölçün, analiz edin, iyileştirin ve kontrol edin.
Böylece bu beş aşama izlendiği sürece üretimde yalın sürece ulaşmak mümkün olabilecektir. Hata önleme, yalının hayati bir parçasıdır çünkü müşterilere kusurlu ürünler göndermenin genellikle soyut olan yansımalarını ortadan kaldırabilir.
Altı Sigma
Yalın uygulamaları olan üretimde Altı Sigma, işletme içindeki kalite kontrolünü iyileştirmek için gereken yöntemleri ifade eder. Prosesinizdeki kusurları bulmaya ve temel nedeni belirlemeye yardımcı olan araçları dağıtarak iş akışını iyileştirebilir ve akışınızdaki ek bir kalite kontrol adımına ayrılan kaynakları koruyabilirsiniz.
Tam Zamanında (JIT)
İngilizce’deki karşılığı Just in Time kelimelerinin kısaltması olan JIT veya Türkçe karşılığı ile Tam zamanında üretim, üreticilerin ancak müşteri bir ürün talep ettikten sonra üretime geçmelerini sağlayan isteğe bağlı bir sistemdir. Bu, şirketlerin gereksiz envanter stoklamak zorunda kalmaması, bazı bileşenlerin veya ürünlerin aşırı stoklanma veya depolanırken hasar görme riskini azaltması anlamına gelir. Bu yaklaşım, envanter yönetimi ve depolama için etkili bir çerçeve olabilir, ancak tedarik zincirinde bir arıza olması durumunda müşteri talebini karşılamayı da zorlaştırabilir.
İşbirlikçi planlama ve üretim kontrolü
İşbirliğine dayalı planlama ve üretim kontrolü, projelerin ve iş paketlerinin programa göre teslim edilmesini sağlamak için kullanılan yöntemlerdir. Tipik olarak bir işbirlikçi plan, bir iş paketini teslim etmek için gereken farklı işlemlerden sorumlu kilit kişileri içerir. Herkesin aynı anda bir araya gelmesiyle, proje teslimi için en verimli planı oluşturmak için kilit darboğazlar belirlenebilir ve daha sonra üzerinde çalışılabilir.
En temelde işbirlikçi bir plan, her bir işleme bir renk vermeyi ve ardından her bir işlemin yapması gerekenleri bir dizi daha küçük (genellikle günlük) adıma bölmeyi içerir. Bu adımlar daha sonra, bu son tarihlerin nasıl karşılanabileceğini anlamak için üzerinde önemli son tarihler bulunan bir tablonun üzerine bindirilir.
Bir kez oluşturulduğunda, daha sonra, projenin büyüklüğüne bağlı olarak 4 veya 10 haftalık bir temelde gerçekleşen daha yapılandırılmış bir inceleme ile sahada günlük olarak hangi işlerin yapıldığını anlamak için bir iş birliği planı kullanılır.
Değer akışı haritalama
Organizasyon genelindeki her süreçte verimli ve etkili bilgi akışı zorunludur. Değer zinciri faaliyetlerinin karmaşıklığı arttıkça, bu ihtiyaç daha kritik hale gelir. Değer akışı haritalama, yalın üretimden geliştirilmiş bir tekniktir. Liderlerin ve ekip üyelerinin, bir sürecin doğru çalışıp çalışmadığını veya bir sorun olup olmadığını gerçek zamanlı olarak hızlı bir şekilde belirlemesine olanak tanır.
Kuruluşlar, tüm süreci analiz etmek ve optimize etmek amacıyla bir ürün veya hizmet sunmak için gerekli tüm bileşenlerin görsel bir kılavuzunu oluşturmak için bunu kullanır. Değer akışı haritalama, imalat, finans ve sağlık dahil olmak üzere çeşitli endüstrilerde kullanılır. Bu ilke, gerekli tüm insanları, süreçleri, bilgileri ve envanteri alır ve işe genel bir bakış elde etmek için bir akış şemasında görüntüler.
Yalın uygulamalar için koçluk
Yalın uygulama yaklaşımları farklılık gösterse de işletmeler, hızlı ve sürekli süreç iyileştirmeyi uygulamak için gereken disiplini ve yapıyı sağlamaya yardımcı olmak için sürekli olarak yüksek vasıflı koçlar kullanır. Yalın düşüncesinin temel ilkesi sürekli iyileştirmedir. Bu, koçluğun temel taşlarından biri olan öğrenme ile mükemmel uyum içindedir.
Yalın uygulamalar için koçluk, yalın uygulama liderlerine ve yöneticilerine yönelik, farkındalık ve sorumluluk ilkelerini ve GROW gibi bir dizi koçluk modelini kullanarak bireylerin ve ekiplerin kendi hedeflerini bulmasını ve uygulamasını sağlar. Bu gelişimler, neyin işe yarayıp yaramadığına dair farkındalık kazanmak; direkt üretim alanındaki kişi ve ekipleri uzman olarak kullanmak ve güçlü yönleri daha da geliştirmenin yollarını belirlemek ve zayıf alanları iyileştirmek gibi yetenekler kazandırır.
Koçluk uygulaması ile işletme, uzun vadeli başarı için sürdürülebilir davranış değişikliği yaratmak için işlem düzeyinden ziyade dönüşüm düzeyinde çalışır. Bu sayede yalın uygulama amacında olan liderler, insanların kendilerini ve potansiyellerini gerçekleştirebilecekleri birbirine bağlı ekipler oluşturur ve yöneterek çalışma kültürü üzerinde olumlu bir etki yaratan bireysel, ekip ve organizasyon hedeflerini uyumlu hale getirebilirler.
Liderler, ekip ve organizasyon içinde gelecekteki liderlik yeteneklerinin temelini atarak, başkalarının farkındalıklarını oluşturmalarına yardımcı olabilir, bu da kişilerin güçlü yanlarını, müdahalelerini ve motivasyonlarını, bireyler ve ekiplerle daha başarılı bir şekilde ilham vermek ve iş birliği yapmak noktasında önemli bir adımdır.
Böylece işletme, şeffaf sonuçlar için performans hedeflerini hizalayan, süreçleri uçtan uca daha verimli olacak şekilde yeniden tasarlayan, iş birliğini ve yetenek geliştirmeyi teşvik eden organizasyon yapıları oluşturan ve çalışanların ve yöneticilerin desteğini kazanan bir dönüşüm yoluyla araçları nasıl uyarlayacağını ve uygulayacağını öğrenir.