Başarılı Koçvari Liderin Temel Becerileri-5: Yetki, Sorumluluk ve Delegasyon
Stratejik ve rutin tüm organizasyonel faaliyetler tek bir kişi tarafından yönetilebilecek olsa, farklı fonksiyonel departmanlara sahip, farklı kalibrede takımlardan ve bireylerden oluşan, farklı faaliyetleri yürüten bir organizasyon yapısına ihtiyaç doğmazdı. Bir kişinin tüm işlevsel alanlara ilişkin tüm faaliyetleri yerine getirmesi fiziksel ve zihinsel sınırlamalar nedeniyle mümkün olmadığından, bir organizasyonda liderin kendisine verilen görevi yerine getirme yetkisi ile birlikte iş yükünün, sorumluluğun bir kısmını astlarına vermesi elzem hale gelir. Bu nedenle liderler, astları tarafından yerine getirilebilecek görevler ile yalnızca kendileri tarafından yerine getirilmesi gereken görevler arasında seçim yapmak durumundadır. Böylece iş yükünün tamamı çeşitli birimlere bölünür, astlara bir kısım tahsis edilir ve onlara verilen görevi yerine getirme yetkisi verilir. Bu iş bölümü içerisinde takımlara ve takım üyelerini görev ve sorumluluğu verme kavramına delegasyon adı verilir. Delegasyon, yöneticinin işi astlarına atfederken kullandığı bir süreçtir. Yönetim, işleri başkaları aracılığıyla yaptırma sanatı olarak tanımlanır ve liderler, ancak yetki ve sorumluluğu kendilerine devretmeleri durumunda başkalarına işleri yaptırabilirler. Bu bağlamda bu delegasyon, yetki devri, bir liderin organizasyonunu etkili bir şekilde yönetmek için sahip olması gereken önemli becerilerden biridir. Yetki devri liderlerin yükünü hafifletir ve organizasyonda sağlıklı bir atmosfer yaratır. Daha fazlasını başarabilmesinin tek yolu, yükünü bölerek ve sorumluluklarını başkalarıyla paylaşarak yetki devri yapmaktır. Ancak elbette çeşitli stratejik plan türlerinin hazırlanması; taktik planlar, politikalar, prosedürler, kurallar astlara devredilemeyebilecek türde sorumluluklardır. Bunlar organizasyon için çok önemli faaliyetlerdir ve liderler bunları astlarına devretmeyebilir. İşe alınacak, seçilecek, eğitilecek, farklı işlere yerleştirilecek kişilerin türü, benimsenecek liderlik tarzının türü, motivasyon faktörleri olarak kullanılan ödül veya hedefler, astlara devredilemeyecek önemli iş kararlarıdır. Dolayısıyla bunlar, yetki devrinin etkili olmayacağı önemli yönetim alanlarıdır. Bunlar organizasyona anlam ve içerik sağlayan temeldir (ancak liderler, yetki verilmemiş olsa da bu planların çerçevelenmesinde takım üyelerinin desteğini isteyebilirler). Peki yetki devrinin etkili olacağı alanlar nelerdir? Organizasyonun genel plan ve hedeflerine ilişkin olarak, planlama, organize etme, çalışan temini, yönlendirme ve kontrol gibi önemli yönetsel işlevler liderler tarafından incelenmeli ve üretim, finans, pazarlama gibi alt fonksiyonların her bir işlevsel alanına ilişkin rutin faaliyetler düzenlenmelidir. Astlara devredilen sorumluluk, belirli fonksiyonel alandaki rutin işleri ele almalıdır. Örneğin finans departmanında fon toplama kaynakları, sermaye yapısının tasarlanması, optimum borç-özsermaye oranının belirlenmesi, fonların sabit ve dönen varlıklar arasında paylaştırılması üst düzey liderler tarafından belirlenir. Karar verildikten sonra, başvuruların kabul edilmesi, fazla fonların iade edilmesi ve hissedarlara hisse senedi ihraç edilmesi gibi rutin konular devredilebilir. Yeni bir ürünün piyasaya sürülmesi, pazar araştırmasının planlanması, fizibilite ve proje raporu gibi konular liderler tarafından ele alınırken, fizibilite çalışmalarının ve pazar araştırmalarının yürütülmesi devredilebilir. Örneğin, bir perakende mağazasının müdürü birkaç yıldır stok sayımlarının yapılmasından sorumlu olabilir. Mağaza genişlediğinde, lider pozisyonunda olan bu kişi, birkaç kişiyi daha takıma ekleyebilir ve bunlardan birini envanter sayımlarını yapması için geliştirebilir. Bu şekilde lider, zamanını çalışanları planlamak, stratejik kararlar almak, yeni takım üyelerini geliştirmek ve mağazayı denetlemek için harcayabilir. Örneğin, bir ofiste lider, önemli dosyaları birkaç yıl boyunca manuel olarak yedeklemiş olabilir. Görevi güçlü teknik becerilere sahip bir asta devrettiğinde bu kişi, görevi çok daha kısa sürede tamamlamak için otomasyonu kullanabilir. Devredilecek sorumluluklar belirlendikten sonra bu sorumlulukları yerine getirecek yetkinin de devredilmesi gerekir. Astların yükümlülüklerini veya görevlerini etkili bir şekilde yerine getirebilmeleri için otoritenin sorumluluklarla orantılı olması gerekir. Liderler için rutin nitelikte olan konular, astlar için büyük önem taşıyabilir ve bu sorumlulukları yerine getirebilmeleri için onlara yetki verilmesi gerekir. Bu yetki devri, liderin her faaliyeti kendi başlarına yürütme yükünü hafifletir. Çeşitli organizasyon düzeylerinde organizasyonel faaliyetlerin koordine edilmesine yardımcı olur. Organizasyonun verimliliğini arttırmanın önemli bir yoludur. Liderlerin önemli organizasyonel konulara odaklanmasına ve rutin konuları astlarına aktarmasına yardımcı olur. Liderler, rutin faaliyetleri daha alt seviyelere devrederek önemli politika konularına odaklanır ve organizasyonun verimliliğini artırır. Diğer taraftan liderler, astlarına ne kadar çok yetki ve sorumluluk devrederlerse, onların üstlerinden kabul ettikleri görev ve sorumluluklar bilinci, devredilen görevleri yerine getirme becerileri artar. Böylece lider daha zorlu projeleri üstlenebilir ve bilgi ve becerilerini geliştirebilir. Yetki devri yoluyla, rutin konulara ilişkin kararlar, karar alma durumuna en yakın olanlar tarafından alınır. Bu kararların kalitesini artırır. Kararlar sadece etkili olmakla kalmaz, aynı zamanda takım üyelerinin her sorunla karşılaştıklarında üstlerine gitmeden kendilerine verilen işleri yapma yetkisine sahip olmaları nedeniyle hızlı bir şekilde alınabilir. Problem çözme becerisi ile birleştiğinde takım üyelerinin problemleri kendi başlarına çözme yetkisine sahip olmaları mümkün olur. İşin alt birimlere bölünmesi ve takım üyelerinin beceri, bilgi ve yeterliliklerine göre sorumlulukların devredilmesi, işte uzmanlaşmayı artırır ve daha fazla ve daha iyi çıktıyla sonuçlanır. Ayrıca bu yetki devri, takım üyelerine iş tatmini, doyum sağlar ve devredilen performans standartlarına ulaştıklarında onları daha iyi performans göstermeye motive eder. Liderlerin takım üyeleri ile etkileşimini artırır ve aralarında sağlıklı ilişkileri teşvik eder. Tüm bu nedenlerle bir organizasyonda liderin yetki, sorumluluk ve delegasyon konusunu iş birlikçi bir şekilde ele alması, koçvari bir liderlik yaklaşımının da temel unsurlarından birini oluşturur.
Yetki, Sorumluluk ve Delegasyon
Yetki, sorumluluk ve delegasyon, yani sorumlulukların, görevlerin, yetkilerin doğru kişilere nasıl ve ne zaman atanacağını bilmek değerli bir beceridir ve koçvari liderliğin temel bir yönüdür. Koçvari lider, takipçileri olan takım üyelerinin gelişimini teşvik etmenin bir yolu olarak delegasyonu kullanmanın genel organizasyonel başarıya katkıda bulunduğunun bilincindedir. Koçvari liderler, takım üyelerinin sürekli öğrenmesine ve gelişimine yatırım yapar. Beceri ve yeterliliklerin gelişimini desteklemek için kaynaklar, eğitim fırsatları ve koçluk sağlarlar. Elbette bu da delegasyonu kaçınılmaz bir beceri kılar. Yetki ve sorumluluğu etkili bir şekilde dağıtan koçvari bir lider, iş birlikçi, gelişme yönelimli ve güçlendirici bir organizasyon kültürünü teşvik eder. Görevleri devretmek, takım üyelerinin bilgilerine, becerilerine ve yeteneklerine olan güveni gösterir. Herkesin ortak hedeflere ulaşmaya katkıda bulunduğu iş birlikçi bir ortamı teşvik eder. Bunlar, koçvari liderliğin temel taşlarıdır. Koçvari lider, yaratıcılığı bastırmak ve motivasyonu düşürmek riskini göze almaz ve bu nedenle mikro yönetimden kaçınarak, bunun yerine açık yönergeler sağlar, beklentileri belirler ve takım üyelerinin sorumluluğu üstlenmesine olanak tanır. Kısacası koçvari lider, paylaşılan sorumluluğun gücünün farkındadır ve bunu organizasyonel başarı için kullanır. Her şeyi tek başına yapamayacağının (ve yapmaması da gerektiğinin) bilincindedir ve takımları başaracaklarından emin oldukları görevlerin üstesinden gelecek şekilde konumlandırır; bu da doğru ölçeklerde ve adaletli bir şekilde yapıldığı sürece çalışanları güçlendirir, motivasyonu yükseltir ve üretkenliği artırır. Bu delegasyon insanları en uygun oldukları işi yapmaları noktasında güçlendirir ve geliştirir. Kendilerini işe vermelerini, işe ve kendilerinin mesleki gelişimine daha fazla yatırım yapmalarına ve kendi beceri ve yeteneklerini geliştirmelerine olanak tanır. Destekli, adaletli bir delegasyon organizasyonda görev alan bireyleri geliştirmenin en önemli yollarından birini sunar ve bu genellikle periyodik mesleki eğitimlerden ya da geliştirme çabalarından çok daha güçlü bir etki gösterebilir.
Daha fazla bilgi için: www.coachfederation.org ve www.icfturkey.org ziyaret edebilirsiniz.