Başarılı Koçvari Liderin Temel Becerileri-2: Geri bildirim ve Gözlem

Geri bildirim, bir eylem, olay veya süreç hakkındaki değerlendirici veya düzeltici bilgilerin asıl veya kontrol eden kaynağa iletilmesidir. Bir çalışanın performansına, durumuna, gidişatına ilişkin bilgiler, üst düzey yöneticiler, takım üyeleri, müşteriler, meslektaşlar ve kendisi gibi çeşitli paydaşlardan elde edilir. Elbette bunda kuşkusuz en önemli geri bildirim ilişkisi lider ile etkileşimde olduğu takım üyeleri arasındakidir.

Geri bildirim sağlamanın uzun zamandır liderler için temel bir beceri olduğu kabul edilmiştir. Elbette takım üyelerinin takımın ve organizasyonun hedeflerine ulaşmak için çabalarken, nasıl bir gidişatta olduklarını, neleri başardıklarını, neleri henüz başaramadıklarını, neyi güçlü veya neyi zayıf yaptıklarını, neleri değiştirmeleri gerektiğini bilmeleri gerekir. Yani performanslarının liderlerinin, takımlarının, organizasyonlarının beklentilerine uygun olup olmadığını bilmeleri gerekir. Geleneksel olarak bu bilgi liderlerden çalışanlarına “yukarıdan aşağıya doğru geri bildirim” şeklinde iletilir. Çalışanların liderlerin geri bildirimlerine ihtiyacı olduğu gibi, liderler de çalışanlarının geri bildirimlerinden yararlanabilir. Çalışanlar, prosedürlerin ve süreçlerin etkinliği konusunda yararlı girdiler sağlayabileceği gibi, liderlere etkinlikleri konusunda da girdi sağlayabilirler. Bu “aşağıdan yukarı doğru geri bildirim” olarak anılır ve modern bir liderlik yaklaşımında bu tür geri bildirim de kritik öneme sahiptir. Özellikle 360 derece çok değerlendiricili değerlendirmelerin ortaya çıkmasıyla giderek yaygınlaşmıştır. Ancak tüm geri bildirim türlerinde temel bir sorun vardır: Gelecekte olabilecek sonsuz çeşitlilikteki fırsatlara değil, geçmişe, halihazırda olmuş olana odaklanır. Bu nedenle geri bildirim, doğru, zamanında ve dinamik olmak yerine sınırlı ve statik olabilir. Geleneksel geri bildirim sistemlerinin sınırlamalarının üstesinden gelmek için, organizasyonel ortamların dinamik doğasını ve buna göre uyum sağlayacak geri bildirim mekanizmalarına olan ihtiyacı anlamak önemlidir. Bireysel performansı teşvik etmek için en önemli önlemlerden biri, etkinliği büyük ölçüde birtakım özelliklere bağlı olan etkili geri bildirimdir. Yani etkili bir geri bildirimin, hızla gelişen bir ortamda faydasını ve alaka düzeyini artırmak için çeşitli temel özelliklere sahip olması gerekir. En başta bir geri bildirim dinamik olmalı ve çalışma ortamlarının sürekli değişen doğasına uyumlu olmalıdır. Organizasyonların her daim çevikliği ve yanıt verme yeteneğinin öne çıktığı günümüz koşullarında bu dinamik yaklaşım, liderlerin ortaya çıkan zorlukları hızla ele almasına, yeni fırsatlardan yararlanmasına ve stratejileri gelişen hedeflerle uyumlu hale getirmesine olanak tanır. Dinamik geri bildirim esnek ve duyarlıdır. Değişen koşullara uyum sağlayarak gerçek zamanlı ayarlamalara olanak tanır. Önceden tanımlanmış şablonlara sıkı sıkıya bağlı kalmak yerine, dinamik geri bildirim durumla birlikte gelişir.

Doğru Geri Bildirim Nasıl Verilir?

Doğru geri bildirim spesifik ve ayrıntılıdır. Doğruluk, objektiflik gerektirir. Geri bildirim, kişisel önyargılara veya varsayımlara değil, gözlemlenebilir davranışlara ve sonuçlara dayanmalıdır. Ayrıca doğru bir geri bildirim belirsiz ifadelerden kaçınır ve net örnekler sunar. Örneğin “İyi iş çıkardınız” demek yerine, “Sunumunuz müşterinin endişelerini etkili bir şekilde giderdi.” İfadesi spesifik bir geri bildirimdir. Bu tür geri bildirimlerin zamanında verilmesi en sağlıklıdır. Eylemlerin etkisi taze olduğunda daha etkilidir. Geri bildirimin anında iletilmesi, bireylerin eylemlerini belirli olaylarla ilişkilendirmesine olanak tanır ve sorumluluk duygusunu güçlendirir. Gecikmiş geri bildirim gücünü kaybedebilir. Ayrıca geri bildirimin anında iletilmesi, ayrıntıların doğru bir şekilde hatırlanmasını sağlar. Çok uzun süre beklemek, önemli ayrıntıların unutulması riskini taşıyabilir. Diğer yandan geri bildirim ayrıntılı olmalıdır. Ne kadar çok örnek ve ayrıntı verilirse, çalışanın amacı veya hedefi anlama olasılığı o kadar artar. “Bu performans kötüydü” ya da “Bu sunu iyi yapılmadı” gibi muğlak ve olumsuzluk içeren keskin yorumlar pek işe yaramaz; gözlemlenen performansla ilgili bir tatminsizlik hissi uyandırırlar, ancak özellikle neyin idealin altında olduğuna dair hiçbir belirti vermezler ve dolayısıyla iyileştirme için somut bir yol sunmazlar. Sert ve olumsuz geri bildirimler, insanların gelişmesine ve başarılı olmasına yardımcı olmaz. Aslında etkili eleştirinin saygı ve özenle yapılması gerekir. Sık sık veya tamamen olumsuz yorumlar, algıları gölgeleyen ve motivasyonu azaltan savunma tepkilerini tetikleyebilir. Olumlu geri bildirimler veya olumsuz bir durumu uygun bir dille aktaran geri bildirimler öğrenme için kritik öneme sahiptir. İnsanlar genellikle neyin yanlış olduğunu hemen fark ederler, ancak gelişimi desteklemek için neyin işe yaradığına dikkat etmek ve bu konuda girdi sağlamak da aynı derecede önemlidir. Yukarıdaki örnekler gibi “Bu sunu iyi yapılmadı” yerine örneğin “Toplantı esnasında konuyu daha açıklayıcı bir şekilde ifade etmek ve daha fazla destekleyici veri eklemek, katılımcıların daha iyi bir şekilde anlamasına ve çözümleme yapmasına yardımcı olabilir” şeklinde daha spesifik bir geri bildirim verilebilir. Ayrıca, olumlu geri bildirimler de aynı derecede detaylı olmalıdır. Örneğin, “İyi bir iş çıkardınız” yerine, “Projenin tamamlanma süresindeki hızınızı takdir ediyorum. Önceden belirlenmiş takvimle uyumlu olarak işi zamanında bitirmeniz, proje süreçlerimizi olumlu bir şekilde etkiledi” gibi bir geri bildirim, çalışanın spesifik güçlü yönlerini anlamasına ve bu konuda devam etmesine yardımcı olabilir. Etkili bir geri bildirim tek seferlik bir olay değildir; bu devam eden bir diyalogdur. Yalnızca işler ters gittiğinde geri bildirimler olumlu etki değil olumsuz etki yaratabilir. Düzenli kontroller, nabız ölçen anketler ve açık kapı politikaları sürekli öğrenmeyi ve gelişmeyi teşvik eder.

Son olarak geri bildirimin eyleme geçirilebilir olması gerekir. İyileştirilecek alanlar belirlendiğinde, bunları ele alacak somut ve yapılabilir bir plan üzerinde anlaşmaya varılmalı ve ilerlemeyi izlemeye yönelik bir mekanizma uygulamaya konmalıdır. Bazı bireyler bu tür planları kendileri oluşturma yeteneğine sahiptir; diğerleri bir plan oluştururken yardıma ihtiyaç duyacaktır. Nihai hedefin rasyonel ve uygulanabilir bir plana sahip olmak olduğunu akılda tutmak önemlidir. Bu özellikleri bünyesinde barındıran geri bildirimler, bir organizasyon içinde sürekli iyileştirmeyi teşvik etmek ve öğrenme ve gelişme kültürünü teşvik etmek için güçlü bir araç haline gelir. Bu özellikleri taşıyan geri bildirimler, bireylerin organizasyonun hedeflerini, kendi gelişimlerini sahiplenmelerini sağlar, dinamik bir ortamda uyum sağlama yeteneğini teşvik eder ve organizasyonun kolektif zekasını ve performansını güçlendirir, destekler.

Geri bildirimleri doğru ve etkili bir şekilde verebilmek için doğru gözlem de çok önemlidir. Çünkü gözlemler gördüğümüz davranışları temsil eder ve geri bildirimde bulunmak demek esasında bir anlamda gözlemlerimiz hakkında rapor vermektir. Doğrudan gözlem, spesifik geri bildirimlerin üretilmesine olanak tanır. Peki iyi gözlem becerisini sağlayan şey nedir? İlk olarak, yetkinlikler, kilometre taşları veya standartlar gibi performans kriterlerinin önceden belirlenmesi önemlidir. Bu, gözlemlerimize odaklanır ve değerlendirmemiz gereken şeye dikkat etmemizi sağlar. Gözlemcinin bu kriterleri önceden bilmesi gerekir. Kriterler aynı zamanda değerlendirilen kişi için beklentilerin belirlenmesi açısından da faydalıdır, böylece kişi neyin değerlendirileceğini önceden bilir. Ayrıca bir takım üyesini, değerlendirilmesi gereken bir görevi gerçekten yerine getirirken gözlemlemek, yüksek verimli gözlem fırsatlarını en üst düzeye çıkarmak için de çok önemlidir. Ancak tüm bunların yanında bir dizi önyargı, kişinin olayları objektif bir şekilde gözlemleme yeteneğini etkileyebilir. Bir gözlemcinin bir kişi hakkındaki genel izlenimi, onun gözlemlerini etkilediğinde ve verilen geri bildirimi tehlikeye attığında “halo etkisi” ortaya çıkabilir. Örneğin, gözlemci çalışanı “iyi bir insan” olarak algılıyorsa, geri bildirimi bu duyguyu yansıtabilir ve uygunsuz şekilde gerçekleştirilen görevler göz ardı edilebilir. “Hoşgörü etkisi”, herkesi olumlu bir gözle değerlendirme eğilimidir. Tersine, “şiddet etkisi” herkesi sert bir şekilde derecelendirme eğilimidir. “Benimle aynı önyargısı”, bazılarının kendilerine benzeyen insanları olumlu olarak değerlendirme eğilimini yansıtır. “Benden farklı önyargısı”, farklı olan insanları daha sert bir şekilde değerlendirme eğilimidir. “İlk izlenim önyargısı”, insanları ilk etkileşimlere göre olumlu ya da olumsuz olarak değerlendirme eğilimidir. Objektif gözleme ve geri bildirime yönelik bu potansiyel tehditlerin farkında olmak önemlidir. Ayrıca konu geri bildirimler olduğunda bir noktanın daha altını çizmek önemlidir. Koçluk tavsiyeler verme, direktifler verme değil, düşünmeyi teşvik etme, kendi potansiyelini açığa çıkarma, kendi yanıtlarını, çözümlerini bulmaya yardımcı olmakla ilgili olduğuna göre, koçvari bir liderlik yaklaşımı da böyle bir tarzı izlemelidir. Birine bir sorunun nasıl çözüleceğini söylemek çoğu zaman yanlış bir yaklaşımdır. Düşünmeyi teşvik eden sorular sorarak ve insanları keşfetmeye ve denemeye yönlendirerek daha fazla öğrenmeyi teşvik etmek mümkündür. Sürekliliğin bir ucunda talimat verme ile geri bildirim sağlama arasında açık bir ayrım vardır. Ancak geri bildirim, daha fazla düzeltici, öğrenmeye yönelik bir yaklaşımla birleştirildiğinde, bireyi yalnızca doğru olan, yapılması gereken ile ilgili bilgilendirmek yerine, sürecin kendisini bir öğrenme olarak ele alacak nitelikte olması gerekir. Böylece geri bildirim ile öğrenme iç içe geçer.

Geri bildirim etkili bir şekilde yapılırsa çok güçlü olabilir. Etkili geri bildirimin gücü hem bilişsel hem de motivasyonel faktörleri aynı anda harekete geçirebilir. Bireylere ihtiyaç duydukları bilgileri verir, böylece süreçlerinin tam olarak neresinde olduklarını ve bundan sonra ne yapacaklarını anlayabilirler. Neyi neden yapacaklarını anladıklarını hissettiklerinde çoğu birey, kendi süreçleri üzerinde kontrole sahip oldukları hissini geliştirir; bu da önemli bir motivasyon faktörüdür.

Koçvari liderler, geri bildirim ve gözlem konusunda kökenini koçluk anlayışının geri bildirime ve gözleme verdiği önemden alan bu ilkeleri ve özellikleri geliştirerek, takımlarını modern iş ortamının karmaşıklıklarında yol alma konusunda güçlendirebilir, yenilikçilik, uyum sağlama ve sürdürülebilir başarı kültürünü teşvik edebilir.

Daha fazla bilgi için: www.coachfederation.org ve www.icfturkey.org ziyaret edebilirsiniz.