Başarılı Koçvari Liderin Temel Becerileri-4: Problem Çözme ve Karar Verme Becerileri

İş ortamının belirsizliği, değişimler içerisinde olması, dinamiklerin sürekli bir değişim göstermesi ve genel olarak tutarsızlığı organizasyonel öğrenme, çeşitlilik ve yenilenme için ivme sağlar. Ama bu tür değişimler, belirsizlikler ve diğer çeşitli dinamikler aynı zamanda birtakım beklenmedik ve çözümlenmesi gereken problemlere de neden olabilir. Liderler ve organizasyon içerisinde yer alan diğer tüm bireyler hedeflere ulaşma ve gelişme ihtiyacı duyarken aynı zamanda problemlerle de baş etmek zorundadır. Organizasyonlarda liderler ve takımlar, belirlenen hedefleri gerçekleştirme ve gelişme ihtiyacıyla karşı karşıya kalırken aynı zamanda çalkantılarla da başa çıkma ihtiyacı duyarlar. Bu nedenle, belirsizliklerin, risklerin, krizlerin ve değişimlerin ve diğer pek çok çevresel etmenin etkisinde bulunan organizasyonlarda takımların hedeflere ulaşmasını kolaylaştırmak, gelişmeyi teşvik etmek ve problemlerle başa çıkmalarına destek olmak için lider tarafından çalışanların desteklenmesine ve bu tür durumlar ile baş etmesinin kolaylaştırılmasına ihtiyaç vardır.

Problem, ilk anda görünürde çözümü olmayan bir ikilem, çıkış yolu olmayan istenmeyen bir durum, halihazırda cevaplanamayan bir soru, mevcut durum ile arzu edilen durum arasındaki fark veya takım üyelerinin etkili bir şekilde yönetmesi gereken bir durumdur. Bir takım için problem genellikle ilk olarak istenmeyen etkilere neden olan belirtiler olarak ortaya çıkar. Problem çevresel faktörlerden kaynaklanabileceği gibi takımın içsel dinamiklerinden de kaynaklanabilir. Bunlar teknik sorunlar, bilgi eksikliği, çatışan bakış açıları veya kişilerarası çatışmalar olabilir. Her ne olursa olsun ne hangi etmenden kaynaklanırsa kaynaklansın problemler çözüme muhtaçtır ve bu da bir problem çözme süreci gerektirir.

Organizasyonel bağlamda problem çözme süreçleri çok çeşitli durumları kapsar. Bazı problemler, çözücünün çözüme giden yolu kolayca tanıması nedeniyle “rutin” olarak ele alınabilir. Diğer problemler, kafa karıştırıcı bir engelin üstesinden gelmek için belirli bir içgörü gerektirir. Bu tür karmaşık problemler genellikle yaratıcı düşünce ve derinlemesine analiz gerektirebilir. Rutin problemler genellikle daha kolay ve daha hızlı çözülebilir, çünkü çözüm yolu genellikle önceden bilinir veya belirli bir deneyimle basit bir biçimde öğrenilebilir. Diğer taraftan, karmaşık (ve bazen öngörülemez) problemler daha fazla analiz ve yaratıcı düşünce gerektirir, bu nedenle de çözüm süreci daha karmaşık olabilir ve daha fazla zaman alabilir.

Organizasyonlarda, takımlarda ortaya çıkan birçok karmaşık problemin üstesinden gelmek için çeşitli problem çözme modelleri geliştirilmiştir. Yani problemlere çözüm bulmak için kullanılabilecek bir dizi farklı yaklaşım vardır. Örneğin “Altı Adım” yöntemi, takımlar için problem çözmeye odaklanmış bir prosedür sağlar. Genel olarak Altı Adım yöntemi, bir problemi çözmenin basit ve güvenilir bir yoludur. Sorun çözmede yaratıcı, analitik bir yaklaşım kullanmak sezgisel ve güvenilir bir süreçtir. Takımların doğru yolda kalmasına yardımcı olur ve sorunun kapsamlı bir şekilde araştırılmasına ve çözüm aranmasına olanak tanır. Lider ile takım üyelerini aktif olarak çözüm üretme sürecine dahil eder ve verilere dayalı olarak doğru, izlenebilir bir çözüm bulmanın yolunu sunar. Bu modelde yer alan altı adım şu şekildedir:[1]

Problemi tanımlama

Birinci adım, sorunun teşhis edilmesiyle ilgilidir. Problemin esasında tam olarak ne olduğunu tespit etmek probleme doğru çözüm üretmenin başlangıç noktasıdır. Sorunun ne olduğunu anlamak için öncelikle onu doğru ele almak gerekir. Burada problemin bağlamı ve arka planı ele alınır. Burada beyin fırtınası önem kazanır. Takım sorunun ne olduğunu net bir şekilde anladıktan sonra sorunun sonuçlarını, kimi etkilediğini ve belirtileri çözmenin ne kadar acil/önemli olduğunu keşfetmek için daha geniş belirtileri, kök nedenleri araştırabilir.

Problemin kök nedenlerine ilişkin bilgi toplama ve değerlendirme

Probleme ilişkin olarak bilgi toplamak doğru çözüme erişmede diğer önemli basamaktır. Burada daha detaylı bir şekilde sorunun derinine inilip elde edilebilecek bilgiler taranır ve araştırmalar yapılır. Daha fazla neden bulundukça asıl sorunun ne olduğu açıklığa kavuşturulur. Bu adımda problem çözmeye ilişkin olarak lider ve takım balık kılçığı diyagramları, Pareto analizi gibi teknikler kullanabilir. Bu teknikler, bilgilerin yapılandırılmış bir şekilde toplanmasına ve sorunun altında yatan nedenlere odaklanmaya yardımcı olur.

Alternatif çözümler oluşturma ve değerlendirme

Analitik, yaratıcı problem çözme, tek bir çözüm değil, çeşitli çözümler yaratmakla ilgilidir. Problemin çözümü için bir çözüm olabileceği gibi çoğu zaman birden fazla çözüm söz konusu olabilir. Çoğunlukla en bariz cevap, problemin en etkili çözümü değildir. Doğru çözümlerin belirlenmesi için deneyim, düşünce ve beyin fırtınası gibi süreçler izlenir, alternatifler ortaya koyulur. Sonrasında tüm bunlar gözden geçirilerek olası riskler, avantajlar, dezavantajlar ele alınarak kendi içinde ve alternatifler arasında değerlendirilir. Burada fikirler yapıcı bir biçimde tartışılır.

En iyi (veya optimal) çözümün seçilmesi

Mevcut problemi en kolay, en hızlı veya en doğru şekilde çözümleyebilecek olan seçeneğin seçilmesini içerir. Bu aşamada lider ve takımı, seçilen tüm potansiyel çözümleri değerlendirir ve bunları tek bir çözüme indirger. Bu adım iki temel soruyu uygular. 1. Hangi çözüm en uygunudur? 2. Uygulayacak ve kullanacak olanlar hangi çözümü tercih ediyor? Çözüm kabul edilebilir bir zaman çerçevesinde uygulanıp uygulanamayacağına karar verilerek belirlenir. Uygun maliyetli, güvenilir ve gerçekçi mi? Kaynak kullanımını daha etkili hale getirecek mi? Gelişip değişen koşullara uyum sağlayabiliyor mu? Riskleri yönetilebilir mi? Organizasyona veya takma fayda sağlayacak mı? Bu sorulara yanıt vermek en doğru çözüme ulaşma yolunda önemlidir. Elbette koçvari bir liderlik anlayışında bu seçim iş birliği içerisinde takım üyelerinin katılımı ile olacaktır.

Çözümün uygulanması

Belirlenen uygun çözüm için gerekli adımlar atılarak uygulama aşamasına geçilir. Bu aşamada çözümün uygulanması için başka kimlerin dahil olması gerekir? Aksiyon ne zaman başlayacak? Temel kilometre taşları neler? Çözümü uygulamadan önce hangi adımların atılması, nelerin gerçekleştirilmesi gerekiyor? Çözümün uygulanması sırasında hangi eylemlerin yapılması gerekiyor? Bu eylemler neden gerekli? gibi sorulara yanıt vermek önem taşır. Bu aşamada lider ve takımı Gantt şeması, zaman çizelgesi veya günlük çerçeve gibi araçları kullanabilir.

Çözümün değerlendirilmesi (izleme)

Artık çözüm için gerekli aksiyon alındıktan sonra bunun gerçekten işe yarayıp yaramadığı, ne kadar işe yaradığı, gerçekten amaca uygun bir biçimde sonuçlanıp sonuçlanmadığı izlenir. Koçvari lider eşliğinde takımlar, çözümün belirlenmiş olan rotasından çıkıp çıkmadığını tespit etmek için geri bildirim mekanizmalarını kullanır. Eğer beklenen etki elde edilemezse problem çözme süreci bir önceki aşamalara dönebilir.

Bir problemi çözmenin en iyi yolu onu tanımlamak ve sonra nasıl çözüleceğine karar vermektir. Bu çok açık görünebilir ancak takımların karşılaştığı en büyük problem, önce eldeki problemi doğru bir şekilde anlamadan çözüm üretmeye çalışmaktır. Alternatif çözümleri değerlendirmek için başarılı çözümlerin nasıl görüneceğini de tanımlamaları gerekir. Sonuç, çözülmesi gereken konularda anlaşmaya varılması ve problemin net bir şekilde ifade edilmesi olmalıdır. Takımlar problem tanımlama aşamasını aceleyle geçebilir, ancak çözüm veya uygulama aşamasında, atılan adım işe yaramadığında süreci başa almaları gerektiğini fark edebilirler.

Bu da elbette organizasyon için bir kayıp anlamına gelebilir, çünkü problem çözme zaman alıcı bir iş, maliyetli bir süreçtir. Bir diğer yaygın kusur ise son aşamayı göz ardı etmektir: çözümün değerlendirilmesi. Çoğu zaman takımlar problemleri çözmek için oluşturulur, ancak uygulama veya değerlendirmeden sorumlu değildir. Değerlendirme göz ardı edilebilir, çünkü kimse üstlere olumsuz bilgi sunmak istemez. Yapılan hatalardan ders almak yerine, hatalar organizasyondan gizlenir. Sonuç olarak geri bildirim eksikliği nedeniyle sıklıkla tekrarlanırlar. Bu nedenle problemin çözümü, sistematik, kolektif bir bakış açısıyla yaklaşılması gereken bir süreçtir. İşte bu noktada koçvari liderin takımları tüm süreçlerde olduğu gibi burada da iş birliğine dayalı çözüm odaklı ve analitik bir bakış açısıyla problemlerin üstesinden daha kolay bir şekilde gelebilir. Koçvari lider takım üyelerinin katılımı ile problemlere birden fazla perspektiften bakar, belirlenmiş kriterleri, araçları kullanarak çeşitli alternatifleri analiz eder ve tüm üyelerin aktif bir biçimde katılımını sağlayacak şekilde süreci yönetir.

Karmaşık problemler koçvari liderlik anlayışı çerçevesinde ortaklaşa, iş birliği içerisinde ve sistematik bir sorun çözme yaklaşımı kullanılarak daha hızlı ve etkili bir şekilde çözüme kavuşturulabilir. Hiçbir problem çözücünün her türden problemleri veya talepleri bu tek başına yönetmesi elbette mümkün olmayabilir. Bu sorunları etkili bir şekilde çözmek için, diğer sorun çözücülerle iş birliği yapmak önemlidir. Dolayısıyla başarılı olmak isteyen ve koçluğu temel alan bir lider, sorunu tek başına çözmesi veya takım üyelerinin tek başına çözmesi gibi bir beklentide olmayacaktır. Tüm süreçlerde koçvari liderliğin temelinde iş birliği, bütüncül bir bakış açısı, koordine hareket, kolektif sorumluluk bilinci vardır. İş birliği yapabilmek için öncelikle hem bireyler hem de takımlar olarak var olan temel farklılıkları ve benzerlikleri anlamak gerekir. Aksi takdirde, problem çözücüleri karşı karşıya kalınan problemlerle eşleştirme yeteneği riske girecek ve takımın problemleri çözme becerisini engelleyecektir. İnsanların problemlerle eşleşmesini kolaylaştırmak ve aralarındaki boşlukları yönetmek de burada liderin bir görevidir. Problem çözen bir koçvari lider olmak, koçluk yaklaşımları kullanarak çeşitli problemler üzerinde çalışan problem çözücülerin çeşitliliğini etkili bir şekilde nasıl yöneteceğinizi bilmek anlamına gelir. Problem çözme başkalarını anlamakla başlar; diğer problem çözücüleri anlamak, kişinin kendisini (bir problem çözücü olarak) anlamayı ve kendi tercih ettiği yaklaşımı gerektirir.

Beveridge’in belirttiği gibi araba kullanmak için tamirci olmanıza, düşünmek veya mantık yürütmek için bilişsel psikoloji (düşünme sürecinin incelenmesi) veya felsefe eğitimi almış olmanıza gerek yoktur. Ancak arabanın gitmediği zamanlar vardır, olağan düşünce süreçlerinin bir sorunu çözmediği zamanlar vardır ve o zaman kişinin kullandığı araç hakkında bilgi sahibi olması faydalıdır. Dolayısıyla, bir lider, problem çözmede lider olmak istiyorsa, o zaman farklı problem çözücüleri (liderin kendisi dahil) nasıl yöneteceği, bireysel ve grup performansını en iyi hale getirerek onları ve kendisini nasıl daha etkili kılacağı konusunda ve elbette operasyonel süreçlerin detayları konusunda en az takım üyeleri kadar (veya daha fazla) bilgi sahibi olmalıdır. Böylece problemleri anlayabilir, analiz edebilir ve doğru çözüme ulaşmak yönünde iş birlikçi bir yönlendirici olabilir. Günümüzün karmaşık problemlerini başarılı bir şekilde ve zamanında çözebilmek için liderin bu konularda beceriler geliştirmiş olması gerekir. Problem çözme ve karar verme becerilerinde eleştirel düşünebilmek de önem arz eder.

Eleştirel düşünme becerileri, liderin gerçekleri değerlendirmek, gerçeklerden bilgi oluşturmak ve çevresel faktörlerin anlamları konusunda bilgelik elde etmek için kullandığı mantık ve muhakeme kavramlarını içerir. Eleştirel düşünme becerileri, tümevarımsal veya tümdengelimli argümanlar oluşturma ve ayırt etme, verilerin niteliksel mi yoksa niceliksel mi olduğunu ve herhangi bir argümana ne kadar güvenilebileceğini belirleme yeteneğini içerir. Sistematik yöntemler kullanarak bir argüman oluşturma yeteneğinin yanı sıra bir argümanı yorumlama ve argümanın nasıl inşa edildiğini anlama becerisi de önemlidir. Liderin eleştirel düşünme becerilerine ihtiyaç duymasının nedeni daha yüksek düzeydeki eleştirel düşünme becerilerinin ikna edici argümanlar oluşturma konusundaki daha yüksek yeteneklerin öncüsü olmasıdır. Ayrıca eleştirel düşünmenin, çözümlerin geliştirilmesinden önce doğru çözümlere işaret eden yollar ile sorunları çözmeyi kolaylaştıran bir yol sunduğu kabul edilir.

Daha fazla bilgi için: www.coachfederation.org ve www.icfturkey.org ziyaret edebilirsiniz.