Koçluk Sürecini Yapılandırma

Çoğu aktivite, onları yönlendiren büyük bir plan olduğunda, gelişigüzel bir şekilde geliştiklerinden daha iyi çalışır. Bir ev inşa etmek veya bir kol saati imal etmek gibi karmaşık görevler söz konusu olduğunda kapsamlı bir tasarım kesinlikle gereklidir. Bir meslektaşla sohbet etmek gibi görünüşte daha basit olan bir görüşme söz konusu olduğunda, üzerinde çok düşünmeye gerek yoktur. Ancak koçluk sürecini yapılandırmak önemlidir çünkü koçluk planlı bir süreçtir. Her iki taraf için de değerli zaman alırlar, bu nedenle zamanın en verimli şekilde kullanılması gerekir. Bir koç belirli bir süre boyunca düzenlenmiş koçluk seanslarında çalışır. Her koçluk görüşmesinin belirli bir seyri vardır. Koçluk sürecini yapılandırmada konu ve amacın belirlenmesi, durumun anlaşılması, geri bildirimler verilmesi, sonuçlara varılması ve tamamlama konuşması gibi birtakım aşamaların bulunduğundan söz etmek mümkündür (şekil 6).

Koçluk seanslarda koç, örneğin danışanı dinleyerek, onunla ilgili hususları sorgulayarak özetler, gözlemler ve geri bildirimler sunarak bir sorgulama ve tartışma sürecini kolaylaştırır. Kendisine ve içinde bulunduğu duruma ilişkin bu belirgin odaklanma sayesinde koçluk yapılan kişi, bir şekilde ilerleme kaydetmesini sağlayan bir durum veya konuyla ilgili daha fazla netlik kazanır. Bir koç ayrıca, karar verme sürecini kolaylaştırarak veya danışanı harekete geçmeye ve değişimi gerçekleştirmeye teşvik ederek, onun ileriye dönük yollara karar vermesini destekler. Bu surette koç, bireyin başka bir yerde nadiren deneyimleyeceği bir dikkat ve bağlılıkla bireyin durumuna odaklanarak ve onun potansiyelini açığa çıkararak gelişmesine yardımcı olur. Böylece koçluk süreçleri sayesinde birey, ani zorluk ve fırsatlarla mücadele etmenin yanında, zamanla gelişmiş güven, beceriklilik ve duygusal olgunluk gibi daha geniş faydalar elde edebilecektir.

Uluslararası Koçluk Federasyonu’nun temel koçluk yetkinlikleri arasında, danışanların A Noktasından (bugün bulundukları yer) B Noktasına (gitmek istedikleri yere) geçmelerini sağlayan “ilerlemeyi ve hesap verebilirliği yönetmek” yer alır. B Noktasına geçişi kolaylaştıran koçluk programlarının ve oturumlarının tasarım ve sürecine yönelik birçok yaklaşım vardır. Koçluk yapmanın hiçbir zaman tek bir “doğru” yolu olmamasına rağmen, koçluk sürecini yapılandırma, koçluk sürecinin temel başlangıç noktalarından biridir. Koçlar deneyim kazandıkça ve araç setlerini genişlettikçe, koçluk seansları sürecini kendileri ve danışanları için katılımı sürdürecek şekilde yapılandırabilirler. Bir koç, danışanlarının güven, empati, özgünlük ve dürüstlük yoluyla kendilerini ortaya koymalarına ne kadar çok yardımcı olacak şekilde koçluk sürecini yapılandırma yaparsa, danışanlar o kadar çok gelişme ve ilerleme kaydedeceklerdir.

Her koçluk deneyimi, açık ve tanımlanabilir bir varış noktası olan bir yolculuk olmalıdır ve koç, bu yolları yönetmekten sorumludur. Koçluk alan bir kişi bir koçluk görüşmesinden “Pekâlâ, bu iyi hissettirdi, ama gerçekten neyi başardığımdan emin değilim” diye düşünerek çıkarsa, o zaman koç koçluk deneyimini yönetmeye yeterince dikkat etmiyor demektir. Koçluk başarısının önemli bir unsuru, koçluk sözleşmesinin (ortaklığının) kurulmasına ne kadar önem verildiğidir. Herhangi bir ilişki gibi bir koçluk ortaklığı, önceden net anlaşmalar olduğunda gelişir. Ayrıca, koçluk deneyimi ancak koçluk hedefleri önceden belirlenirse ve kilometre taşları özenle takip edilirse başarılı olacaktır. Koç, bir danışanın geri bildirimler almaya, değerlendirmeye ve onlardan etkilenmeye istekli olup olmadığına, koçluğa veya koçluk hakkında öğrenmeye açık olup olmadığına, gelişme ve değişmeye ne kadar istekli olduğuna, neleri değiştirmek, neleri başarmak istediğine ilişkin sorular sorarak koçluk sürecini yapılandırmaya yarayacak ipuçları elde eder. Tüm bunların yanı sıra, koçluktaki pek çok gelişme, yalnızca zamanla fark edilecek incelikli olabilir, bu nedenle koçluk yapılan kişi, koçluk süreci boyunca nelerin başarıldığının farkında olmalıdır. Koçluk yapılan kişi aşağıdaki konularda net bir anlayışa sahip olmalıdır:

• Koçluk nedir?
• Koçluk ne değildir?
• Koçtan ne beklenir?
• Koçluk yapılan kişiden ne beklenir?
• Koçluk yapılan kişinin koçlukla başarmayı beklediği şey nedir?
• Koçluk yapılan kişi için iyi bir koçluk deneyimi nasıl tarif edilebilir?
• Sıklık ve koçluk seansının biçimi (telefonda, online veya yüz yüze), koçluk görüşmeleri arasında ek e-posta veya telefon iletişimi dahil olmak üzere koçluk nasıl gerçekleştirilecektir?
• Koçluk sözleşmesinin süresi ne kadar olacaktır?
• Koçluk vizyonu nedir? (“Koçluk başarılı olursa en iyi senaryo nedir?” sorusuna cevap verilerek koçluk için vizyon oluşturulabilir)
• Koçluk için hedefler nelerdir? (“Koçluk sözleşmesinin sonunda ne farklı olacak?” sorusuna cevap verilerek koçluk için hedeflerinin ne olduğu belirlenebilir)

Hangi koçluk alanı veya hangi danışan olursa olsun, bir koçluk süreci, danışanın şu anda nerede olduğunun (yukarıdaki örnekle A noktası) değerlendirilmesiyle başlar. Bir koçun en önemli görevi, danışan için öğrenmeyi, değişimi kolaylaştırmaktır ve bu, danışanın şu anda nerede olduğu konusunda koç ile danışan arasında ortak bir anlayışa sahip olmadıkça imkansızdır. Danışanlar, koçluğa değiştirmek istediği, başarmak istediği bir şeyler olduğu için başvurur ve gündeme bir veya birden fazla sorun getirir. Herhangi bir danışanda aynı anda birkaç önemli iş veya yaşam sorununun bulunması oldukça olağan bir durumdur. Bu şaşırtıcı değildir, çünkü koçlukta koçlar, bazı alt kümelerle değil, tüm kişiyle çalışır. Danışanlar evde, işte veya okulda tamamen farklı insanlar olabilir.283 Çünkü yaşamda herkesin bir rolü vardır. Bazen bir danışanın örneğin evde bir baba rolündeyken, iş yerinde bir üst düzey yönetici rolündeyken olarak farklı sorumlulukları, sorunları, güçlülükleri veya zayıflıkları ya da çeşitli farklılaşan tutum ve davranışları vardır. Danışanın hangi sorundan, hangi hedeften veya durumdan dolayı koçluğa başvurduğunun ve ne yapmak istediğinin net bir cevabının olması gerekir.

Koçluk Sürecini Yapılandırma: Hedef Belirleme

Danışanların temel gündem ve odak noktasının belirlenmesiyle ilişkili diğer bir husus da hedef belirlemedir. Koçluk seansları sırasında net hedefler belirlemek, koçluğun önemli bir yapı taşıdır.

Koçluk sürecini yapılandırmanın ilk adımını tamamlandığında, sıra mevcut durumun belirlenmesi ve buradan hareketle de koçluk alan kişi açısından hedef veya hedeflerin belirlenmesine gelir. Burada koç ve koçluk yapılan kişi, konuşmaya odaklanmanın ne olduğu ve birlikte neyi başarmaya çalıştıkları konusunda net olmalıdır. Bu aşama, koçluk görüşmesinde temel olarak hedefin ne olduğunun belirlenmesini içerir. Koçluk sürecini yapılandırmada temel amaç olduğundan bu aşama, üzerinde zaman harcanması gereken, analiz edilmesi gereken kritik bir aşamadır.

Bir koçluk görüşmesi, pek çok yönden, özellikle de “değişime” verdiği vurgu bakımından diğer dostane tartışmalardan farklıdır. Bir danışanın hiçbir şeyin değişmesi gerekmediğine inandığı yerde, koçluk olamaz. Geleceğe yönelik hedefler en iyi şekilde, sahip olduklarımızı belirleyerek ve istediklerimizle karşılaştırarak oluşturulur. Hedef belirleme hem danışan hem de koç için önemlidir. Danışan için önemlidir, çünkü bir hedef belirleme süreci, tam olarak neye ihtiyaç duyduklarını ve koçluktan elde etmek istediklerini netleştirir. Sadece bu netlik tek başına motive edici olabilir ve tüm değişim sürecini başlatabilir. Koç için önemlidir, çünkü bu netlik olmadan koçun danışanla çalışması ve ona faydalı olması olanaksız hale gelir. Herhangi bir koçluk programının hedeflerinin ne olduğu konusunda ilk etapta net olunmazsa, gelecekte atılacak adımların belirlenmesi de olanaksız olur. Aynı şekilde, bireysel danışan ve bireysel koç düzeyinde, bir hedef yoksa başarıyı ölçmek ve faydalı geri bildirimler almak ve vermek de mümkün olmayacaktır. Tüm bunların yanında, bir hedef belirleme süreci her iki taraf için de odak noktasını, dikkati yönlendirir ve dolayısıyla davranışı etkiler. Bir hedef ne kadar açık ve ölçülebilir olursa, davranışı değiştirmenin bir yolu olarak o kadar etkili olur. Yoldaki kaçınılmaz zorluklarla başa çıkmak için stratejiler geliştirmek, başarı ile başarısızlık arasındaki farkı yaratabilir. Ölçülebilir adımları olan, üzerinde anlaşmaya varılmış olan hedefler, performansı iyileştirmede oldukça etkilidir. Bu nedenle hedef belirleme, koçluk sürecini yapılandırmadaki en önemli görevlerden biridir. Gündemi oluşturmak danışanın rolü olsa da gündem maddelerini koçun ve danışanın üzerinde çalışabileceği hedeflere dönüştürmek koçun rolüdür. Danışan ve koç, hedefin tam olarak ne olduğunu netleştirmek için bir koçluk oturumunda ilk bölümünü kullanır. Danışanların hedef konusunda en azından biraz belirsiz veya kafası karışmış olması ve gerçek amacın koç tarafından ustaca sorgulama yoluyla ortaya çıkması normaldir. Aslında, danışan hedef konusunda zaten tamamen açıksa, koçluğa hiç ihtiyacı da olmayabilir. Çünkü bunun nedeni, hedefle ilgili netliğin, çoğumuzu onu başarmaya doğru sürükleyecek motivasyonu zaten üretiyor olabilmesidir. Bu bakımdan her koçluk görüşmesinde hedeflerin üzerinde durmak koçluğun doğal bir parçasıdır. Herhangi bir koçluk süreci, ilerledikçe içinde farklı seviyelerde hedeflere sahip olacaktır. İlk oturumda veya bazen daha önce üzerinde anlaşmaya varılacak olan tüm programın kapsayıcı hedefleri olacaktır. Koçluk geliştikçe bunlar değişecektir, ancak bunların başlangıçta net olması önemlidir.

Hedef Belirleme Yaklaşımları

Hedefler çoğunlukla mevcut bir durum, istenen bir durum veya istenmeyen, değiştirilmek yönünde irade olan bir sorun durumu ile ilgili olarak belirlenir. Hedef belirlemenin şu türden farklı yaklaşımlarla yapılması mümkündür:

• Hedef belirlemenin en basit (çoğunlukla en sorunlu olan) biçimi, hedefi sorunlu durumun olumsuzlanması olarak tanımlamaktır. Örneğin, bir kişinin “topluluk önünde konuşma korkusu” içeren bir sorun durumu olabilir. Eğer sorunlu durum “topluluk önünde konuşma korkusunu” içeriyorsa, kişi hedefini başlangıçta şu şekilde tanımlayabilir: “X, bir grubun önünde konuşmaktan korkmayı bırakmak istiyor.” Bu kesinlikle hedefleri belirlemenin yaygın bir yolu ve iyi bir başlangıç noktası olsa da bu stratejinin sorunu, aslında “Ne istiyorsunuz?” sorusuna yanıt vermemesidir. Kişinin neyi istemediğinin bir ifadesidir ve bu nedenle gerçek bir amaç değildir. Aslında, bunun gibi olumsuz ifadeler genellikle insanları istenen durumdan çok sorunlu duruma odaklar.
• İkinci bir yaygın hedef belirleme yöntemi, hedefi problem durumunun kutupluluğu veya zıttı olarak tanımlamaktır. “Topluluk önünde konuşma korkusu” durumunda, kişi “bir grubun önünde konuşurken kendinden emin olmak istiyorum” diyebilir. Bu mantıklı bir stratejidir ve kesinlikle kişinin problem durumundan başka bir yere odaklanmasına yardımcı olur.
• Üçüncü bir hedef belirleme süreci, istenen durumu tanımlamak için bir araç olarak harici bir referans veya rol modeli kullanmayı içerir. Organizasyonel planlama ve geliştirmede buna genellikle “kıyaslama” denir. Topluluk önünde konuşma örneğinde, bir kişi bunu “Martin Luther King gibi konuşmak istiyorum” diyerek yapabilir. Bu, karşılaştırma için somut bir referans sağlar ve dikkati sorun durumundan uzaklaştırmaya yardımcı olur. Bununla ilgili zorluklardan biri, bunun “emsalsiz” bir sonuç olmasıdır – bu, dışsallaştırılmış bir referanstır. Bu, kişisel olarak özdeşleşmeyi zorlaştırabilir. Aynı zamanda, elbette, insanları uygunsuz beklentiler oluşturmaya veya taklitten kaynaklanan uyumsuzluk ve samimiyetsizlik türlerini yaratmaya da yönlendirebilir. Bu, olumsuz karşılaştırmalar ve bir başarısızlık duygusu ortaya çıkarabilir.
• Hedefleri tanımlamak için başka bir strateji, istenen durumun yapısını tanımlamak için temel özellikleri kullanmayı içerir. Bu nitelikler, kişinin kendisinden veya kilit rol modellerinden alınabilir. Topluluk önünde konuşma ile ilgili olarak, bu, “bir grup önünde konuşurken ustalığın niteliklerini somutlaştırmak istiyorum: esneklik, uygunluk, bütünlük, vb… “ gibi bir şey içerebilir. Bu esasen tümdengelimli bir yaklaşımdır. Daha fazla eylem ve ifade esnekliğine kapı açarken, aynı zamanda belirli kişisel deneyimlerden de zorunlu olarak uzaktır. Bu nedenle, neyin gerekli olduğu konusunda net bir anlayışa yol açabilir, ancak insanların gerekli olduğunu bildikleri şeyi yapabileceklerini kesin olarak garanti etmez.
• Beşinci bir hedef belirleme yöntemi, “üretken” bir sonuç oluşturmayı içerir. Bir sorun durumuna göre veya dış veya soyut referanslara göre tanımlanmak yerine, üretken bir sonuç, mevcut becerikli niteliklerin genişletilmesini içerir. Üretken hedefler, kişinin “daha fazlasını” istediğinin ifadeleridir ve “daha fazlası” kelimesiyle karakterize edilir. Örneğin, bir topluluk önünde konuşma durumunda, bir kişi “daha etkileyici ve yaratıcı olmak istiyorum” diyebilir. Sonuçları tanımlamaya yönelik bu üretken yöntemin önemli bir yönü, bir kişinin istenen nitelik veya özelliklerin en azından bir kısmına zaten sahip olduğunu ve davranışsal olarak uygulayabileceğini varsaymasıdır. Bu yaklaşımla, sonuç, basitçe, kişinin zaten sahip olduklarından daha fazlasına sahip olma meselesi olarak görülür.

Hedefleri tanımlamaya yönelik tüm farklı stratejilerin avantajları vardır ve hem danışanın hem de koçun danışanın arzu ettiği durumu daha zengin bir şekilde anlamalarına yardımcı olur. Aslında en etkili hedef belirleme stratejisi, hepsini hedefleri tanımlama sürecinin bir parçası olarak kullanmaktır. Birlikte ele alındığında, bir dizi perspektiften ulaşılabilir hedefleri keşfetmek ve oluşturmak için güçlü bir dizi oluştururlar.

Koçluk Sürecini Yapılandırma

Tipik bir koçluk sürecinin başı, ortası ve sonu vardır. Koçluğun amaç ve hedefleri genellikle ilk sözleşme toplantısında kararlaştırılır, süreç esnasında sürekli olarak gözden geçirilir ve sürecin sonunda tekrar gözden geçirilir. Çözüm odaklı koçluk, koçluk seanslarının sayısını belirlemeyi önermese de ortalama olarak üç ila beş seansa ihtiyaç duyulabilir. Yönetici koçluğu yapıyorsa, koçluğun nasıl ve ne zaman gerçekleşeceği konusunda koçluk alan/lar ile sözleşme yapılması gerekecektir. Örneğin, bunlar ayrı toplantılar mı oluşturacak yoksa koçluk yaklaşımı daha gayri resmi olarak düzenli toplantılara ve performans değerlendirmelerine entegre edilecek mi? Gibi soruların yanıtının verilmesi gerekir. Daha sonra koçluk süreçleri genellikle koç ve koçluk alan arasında, koçluk yapılan kişinin seanslar arasında tamamlaması gerekenler için belirli aralıklarla yapılması kararlaştırılır. Tüm bunlar koçluk sürecini yapılandırmada ilk önemli adımlardır.

Her seanstan önce zaman yönetimini düşünmek ve durumlar ortaya çıktıkça ayarlamalar yapmak hem koçların hem de danışanların daha başarılı olmalarına ve koçluk deneyiminden memnun olmalarına yardımcı olacaktır. İlk koçluk seansında güven ve uyum bir kerede kazanılmaz. Koçlar ve danışanlar her buluştuğunda yeniden kazanılırlar. Bu fenomeni anlamak için, seansa danışanın o andaki duygularını ve enerjisini sorarak başlamaya hazır olmak ve yanıtı dikkatle dinlemek önemlidir. Ardından, son oturumdan bu yana sorunlu alanlardan ziyade öne çıkanları keşfetmek önemlidir. Danışanlar büyük bir cesaretsizlik ya da düşük enerjiyle katılım gösterdiğinde, öne çıkan noktalara odaklanmak onları kendi beceriklilikleri ve potansiyelleriyle yeniden bağlayabilir. Danışana şu anda “şu anda” nasıl olduğunu sormak, danışanın durumunu anladığını göstermek için yansımaları kullanmak, danışandan önceki görüşmelerdeki en iyi kazanımları paylaşmasını istemek, danışan hakkında olumlu bir şeyi yansıtmak (örneğin güçlü yönler veya duygular) tekrar motive etmek için etkili olabilir. Danışanlar böyle bir durumda başaramadıkları şeylerle başlamak yerine, ilk olarak neyi başardıklarını düşünmeye yönlendirilmelidir.

Koçlar, hedefe ulaşmayı olumlu terimlerle yeniden çerçevelendirerek ve olumlu sorular sorarak, danışanların ilerlemek için güven ve enerjiyi bulmalarına yardımcı olur. Bu gibi yaklaşımlar, danışanın yetkinliğini onurlandırırken, güvenilir bir işbirlikçisi olan koçla iş birliği kurmasını sağlar. Bu doğrudan olmadığında, koç danışanın duygu ve ihtiyaçları için empati kurmalıdır. Danışanları bu yollarla anlayarak ve destekleyerek koçlar, danışanların yeniden başlamalarına ve dengelerini yeniden kazanmalarına yardımcı olur, böylece değişim olasılıklarını yeniden değerlendirebilirler. Koç, güven ve izne dayalı bir ilişki kurar ve koçluk sürecini yapılandırmayı iş birliği ve güven temelinde yapar. Gerçek koçluk, güvene ve karşılıklı olumlu etkileşime dayalı bir ilişkinin yokluğunda gerçekleşemez. Bir koçla yapılan konuşmalar, güvenilir bir arkadaşla yapılan sohbet kadar açık ve samimi olmalıdır. Danışan, sürece katılmaya -öğrenmek, gelişmek ve temel bazı konularda değişmek için- istekli olmalı ve profesyonel uygulamanın en hassas konuları etrafında açılacak kadar kendini güvende hissetmelidir. Güven oluşturmak için sürekli çalışarak bunu teşvik etmek koçun sorumluluğundadır. Koçluk ilişkisinin bu dinamik özellikleri bir örnekten diğerine dalgalanabilse de zamanla derinleşmeli ve güçlenmelidir.

Tüm bunların yanında, belirtmek gerekir ki koçluk ilişkisi, güvene dayalı bir ilişkinin olması yanında, bir gizlilik temeli üzerine kuruludur. Danışanlar, koçlarıyla paylaştıkları bilgilerin başkalarıyla paylaşılmayacağını bilmelidir. Bir koç bunu koçluk sürecini yapılandırma aşamasında hem sözlü hem de yazılı olarak açıkça belirtmelidir. Bazı danışanlar, kişisel açıklama konusunda başlangıçta tedirgin olabilir veya rahatsız olabilir. Örneğin bazı danışanlar, kişisel bir şey paylaşmak istediği ancak bunun kayıt altına alınmasını istemediği aktarabilir. Başından itibaren bir gizlilik politikası oluşturarak güvenli bir görüşme tesis etmek koçun elindedir.

ICF koçlarından destek almak isterseniz Koçluk Merkezi ile iletişime geçebilirsiniz.